Stage Chargé d'Événementiel Salons H/F - Business France

Business France est l'agence nationale chargée de l'internationalisation de l'économie française.
Elle est chargée du développement international des entreprises et de leurs exportations, ainsi que de la prospection et de l'accueil des investissements étrangers en France.
Elle promeut l'attractivité et l'image économique de la France, de ses entreprises et de ses territoires.
Elle développe, gère et sécurise le programme V.I.E qui connecte entreprises et jeunes talents pour des missions à l'international.

Curieux(se), rigoureux(se) et attiré(e) par l'univers de l'événementiel international, vous souhaitez participer à la réalisation de pavillons France sur des salons d'envergure à l'étranger, au coeur de projets mêlant coordination, logistique et relations avec les exposants. Nous recrutons un(e) stagiaire en gestion de projet événementiel international pour rejoindre notre équipe Salons Conception Aménagement.

Le service salons conception aménagement (SCA) gère la logistique d'une centaine de pavillons France à l'étranger dans divers secteurs : agro-alimentaire, santé, cosmétique, industrie et tech. Dans ce cadre, vous assisterez le responsable de projet ou le chef de projet dans la réalisation de leur programme de salons qui leur ont été confié, tels que par exemple: APAS Sao Paulo, IFAT Brésil, Vinexpo Asia, WHX Miami, Beauty World Saudi Arabia, Summer Fancy Food Show, Innotrans Asia, Medical Fair Bangkok...

Gestion de projet

• Élaborer les guides d'aménagements, bons de commandes et autres documentations destinés aux exposants.
• Assurer les échanges avec les exposants, par email et par téléphone, et gérer la réception et l'enregistrement (notamment de classement) de leurs commandes (mobilier complémentaire, visuels, bon de commande à remplir etc.).
• Répondre aux questions des exposants et assurer le suivi jusqu'à validation définitive.
• Suivi administratifs des commandes sur les documents adéquats (outil Excel dédié, suivi du projet en général)
• Gestion comptable : participer au suivi administratif et comptable des salons : demandes d'achats en ligne, suivi avec le service des chargés de gestion.

Coordination avec les chefs de projet

• Collaborer avec les chefs de projet en charge de l'organisation et de la commercialisation des événements en présentiel, en distanciel et en maitrisant les logiciels de suivi de projet (Teams, dossiers partagés, pack office).
• Réception, enregistrement des visuels des entreprises et vérification avec l'alternant graphiste.
• Participer au suivi des rétroplannings, des échéances et des budgets.

Gestion des prestataires

• Suivre l'évolution des commandes et des plans avec les prestataires.
• Transmettre aux prestataires les éléments de communication et visuels fournis par les exposants.

Relation avec le service client

• Préparer les documents récapitulatifs des commandes complémentaires afin de permettre leur facturation par le service client (outil Excel dédié).

• Étudiant(e) en Bac +3/4, en communication, événementiel, école de commerce, gestion des entreprises ou management de projets à l'international.
• Vous disposez de bonnes qualités relationnelles, êtes réactif(ve), autonome et avez le sens de l'initiative.
• Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et savez gérer efficacement vos priorités.
• Vous êtes à l'aise dans un environnement rythmé, avec des délais serrés, et n'hésitez pas à contacter et relancer les entreprises par email ou par téléphone.
• Une première expérience dans l'événementiel serait appréciée.
• Vous maîtrisez le Pack Office (Excel, Word, PowerPoint). La connaissance de Microsoft Forms et/ou d'autres outils de gestion de projet constituent un plus.
• Grance appétence pour le back office, l'organisation administrative et le travail en équipe.
• Maitrise de l'Anglais. La maitrise d'autres outils tels que Canva ou similaire est également un plus.

Ce que vous allez vivre chez nous (et bien plus encore) : Travailler chez Business France, c'est la garantie d'oeuvrer pour l'intérêt de l'économie française, dans un climat de confiance et de respect, au service de la satisfaction de nos clients.

Rémunération & avantages :

Gratification : 1001€ brut par mois
Communauté active d'une centaine d'alternant(e)s et stagiaires
Télétravail possible jusqu'à 2,5 jours par semaine sur validation du manager
Titres restaurant d'une valeur faciale de 12.10€
Activités sportives & culturelles via un CSE dynamique
Plateforme d'apprentissage en ligne accessible 24h/24
Des évènements qui vous sont dédiés tout au long de l'année

Lieu : En plein coeur de Paris dans le 14ème arrondissement

Début : Avril 2027

Durée : 6 mois

Stage en temps plein

Le processus de recrutement :

En moyenne 2 entretiens avec le Référent RH, puis l'équipe opérationnelle.

• TEAMS
• Sens du relationnel
• Anglais
• Travail en équipe
• Conduite de projet
• Suivi des opérations
• Excel
• Rigueur et méthode
• Gestion des prestataires
• Pack Office
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Réactivité
• Canva