Chef du Bureau de l'Exploitation du Site Ségur-Fontenoy et des Moyens Généraux Besfmg H/F - Service Public

Le BESFMG est chargé d'assurer à la fois l'achat et la gestion du stock de mobilier, d'équipements et de fournitures pour le compte des services soutenus par la DSAF mais aussi le soutien logistique des services installés sur le site Ségur-Fontenoy.

Il est composé de 20 agents et comprend quatre sections, un pôle, une équipe technique :

- La section accueil, propreté, valorisation des déchets : pilote l'activité, les marchés et les prestations d'accueil, de nettoyage, de collecte et de valorisation des déchets

- La section restauration pilote l'activité des marchés, des prestations et des espaces de restauration (restaurant administratif, cafétéria, salons de réception, prestations évènementielles, distributeurs de boissons)

- La section courrier et colis réceptionne, ventile et distribue le courrier entrant, prépare et affranchit le courrier et les colis sortants

- La section logistique réceptionne, stocke ou transfère les marchandises et le matériel sur le site Ségur-Fontenoy, les autres sites gérés par la DSAF et les sites où résident des services soutenus par la DSAF

- L'équipe technique organise la logistique des évènements et des déménagements/ aménagements réalisés sur le site Ségur-Fontenoy, gère la configuration des salles de réunions, assure le suivi des demandes logistiques des services occupants

- Le pôle achats-budget centralise les achats et le stock (mobilier, équipements, fournitures, etc.) pour le compte de la DSAF et des autres services soutenus

Sous l'autorité sous-directeur et le cas échéant de son adjoint, le/la chef/fe de bureau est chargé(e) des missions et activités suivantes:

Pilotage du bureau

Superviser et coordonner l'activité du bureau en veillant au respect des demandes et besoins des utilisateurs ainsi qu'à la qualité, aux délais et aux coûts des prestations
Engager une réflexion sur la cohérence d'atteinte des objectifs et des moyens, d'optimisation des tâches
Définir, en accord avec sa hiérarchie, les objectifs du bureau
Assurer un suivi de l'activité et de la qualité du service rendu via notamment un tableau de bord et des indicateurs de performance.
Garantir la continuité d'exploitation et la disponibilité des aménagements et des consommables;

Encadrement des équipes et animation du bureau (4A, 7B et 8C)

Accompagner les ressources humaines du bureau: évaluations, formations, gestion des congés, gestion des astreintes, etc., en collaboration avec le bureau d'appui au pilotage des ressources de la division, il/elle
Répartir les activités, fixer les priorités
Veiller à la bonne connaissance et à la mise en application des règles d'hygiène et de sécurité par les agents du bureau exposés à des risques et les prestataires, en lien avec la conseillère de prévention
Animer et apporter un appui aux équipes en favorisant le partage de l'information et la transversalité au sein du bureau et avec les autres bureaux de la sous-direction.
Optimiser en continu les processus et l'organisation du travail.

Conformité réglementaire et performance technique

Garantir le respect des obligations réglementaires;
Piloter les démarches visant à améliorer la performance technique, la fiabilité et la pérennité des matériels;
Apporter une expertise technique à la direction pour les arbitrages relatifs à l'exploitation, à l'entretien et au renouvellement des équipements, matériels, consommables;

Suivi budgétaire et administratif

Déterminer le budget pluriannuel du bureau en lien avec le Bureau d'appui au pilotage des ressources et piloter l'exécution budgétaire avec chaque section et pôle du bureau.
S'assurer de la bonne ventilation des dépenses dans l'application AGLAE et de la facturation des prestations.
Définir les besoins techniques et contribuer à la passation des marchés ;
Piloter les titulaires des différents marchés ainsi que les prestataires;
Contrôler la qualité des prestations, le respect des niveaux de service, des délais d'intervention et des engagements contractuels;
Organiser les revues d'activité avec les prestataires, analyser les indicateurs de performance et conduire les démarches d'amélioration continue;

Coordination et conduite de projets

Coordonner et conduire les projets du bureau
Assurer la bonne articulation entre les activités du bureau et celles des autres bureaux de la sous-direction et de la DSAF
Participer aux projets transverses de la sous-direction et/ou de la DSAF, notamment les évènements ouverts au public.

Savoirs:

· Règlementations et modalités de fonctionnement d'un site ERP et code du travail

· Règlementations budgétaires et financière des marchés publics.

· Réglementations d'hygiène, de santé et de sécurité au travail.

· Marchés publics de fournitures et d'exploitation

· Connaissance de l'administration et des services du Premier ministre

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Savoir-faire:

· Organisation et pilotage d'activités et de projets logistiques.

· Encadrement et accompagnement d'une équipe pluridisciplinaire.

· Pilotage de marchés publics et de prestataires.

· Développement d'outils de pilotage, de tableaux de bord et d'indicateurs de performance

· Analyse de problématiques techniques complexes et proposition de solutions adaptées

· Travail en transversalité

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Savoir-être:

· Qualités relationnelles, sens du dialogue et de la négociation

· Esprit d'analyse et capacité d'aide à la décision

· Travail en équipe et en transversal

· Réactivité, esprit d'initiative, gestion en situations d'urgence

· Discrétion.

· Rigueur et capacité d'anticipation

· Disponibilité.

Capacité à gérer des activités diverses et des relations avec des autorités

• Code du travail
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Amélioration continue
• Norme QHSE
• Conduite de projet
• Pro-activité
• Facturation
• Contrôle du budget
• Esprit d'analyse
• Management d'équipe
• Réactivité