Assistant Assistante Polyvalent Polyvalente H/F - Travailler pour Paris

Comment et avec qui travaillez-vous ?

La direction des finances et des achats (DFA) assure la préparation du budget de la Ville de Paris et le suivi de son exécution. Elle met en oeuvre la politique achat de la Ville. Elle a également un rôle d'expertise, de soutien opérationnel et de contrôle des partenaires directs de la collectivité parisienne, ainsi qu'une gestion économique du patrimoine de la capitale par le suivi des contrats de concessions ou d'exploitation du domaine public.

Au sein de la direction des finances et des achats, la sous-direction de la comptabilité (SDC) composée de 4 services (240 collaborateurs collaboratrices) coordonne les relations avec le comptable public dans l'exécution des processus de dépenses et de recettes et contribue à la production des états financiers de la Ville. Elle prend en charge le paiement des fournisseurs et poursuit la modernisation de la chaine de la dépense. Elle optimise la facturation et le titrage des recettes. Elle développe également les relations et échanges avec les usagers des services financiers. Enfin, elle pilote la démarche de certification des comptes de la collectivité parisienne et offre un appui transversal en matière d'expertise comptable, juridique et financière.
Directement rattaché rattachée au sous-directeur et à son adjointe, vous travaillerez en contact étroit et régulier avec les différentes composantes de la sous-direction.

Quelles sont vos missions ?

Il s'agira prioritairement d'accompagner les collaborateurs collaboratrices de la SDC dans leurs différentes missions.
Plus précisément :
- Assurer le rôle de correspondant, à la SDC, du service des ressources humaines de la DFA pour toutes les questions liées notamment au suivi des effectifs (suivi des vacances de postes) aux processus d'accueil des nouveaux arrivants (organisation des rencontres avec le sous-directeur/son adjointe), des stagiaires, relayer les informations RH qui le nécessite.... avec mise en place d'outils de suivi.
- Assurer le suivi du temps de travail des agents de la SDC en qualité de gestionnaire temps de travail : information des agents sur la réglementation, paramétrage des comptes, levée des anomalies et enregistrement des autorisations d'absence sur l'application dédiée (chronotime, prochainement remplacé par HR4Y)
- Mettre à jour régulièrement les organigrammes et annuaires internes en lien avec le service communication de la DFA
- Gérer le courrier interne et externe sous toutes ses formes (prise en charge, envoi, enregistrement, diffusion)
- Suivre les dotations de fournitures et les demandes d'impression
- Instruire les demandes de travaux/maintenance/entretien et suivre leur réalisation en lien avec le responsable dédié de la sous-direction transverse DFA
- Participer à la logistique des moments de convivialité
- Gérer ponctuellement l'agenda de l'équipe encadrante de la sous-direction, en particulier la planification et l'organisation des réunions, assurer la réservation de salles
- Mettre en forme les notes et les courriers de la sous-direction

En fonction des besoins et des appétences du candidat, de la candidate d'autres missions pourraient lui être confiées.
NB : la sous-direction se partage entre le 7 Bédier (4 et 5ème étages) et le 6/8 Bédier (Rdc et 1er étage)

Qu'attend-on de vous ?

Disposant d'excellentes qualités relationnelles, vous appréciez de travailler en équipe et êtes capable de prendre des initiatives. Vous savez vous adapter à des interlocuteurs et interlocutrices multiples, vous exercez vos fonctions avec discrétion professionnelle.
Rigoureux rigoureuse, vous disposez de capacités d'organisation vous permettant de suivre différents dossiers simultanément et pouvez être autonome. Vous maitrisez les principales fonctionnalités des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams, Elise).

Les + du poste

Rejoindre la direction des finances et des achats, c'est :

- être acteur actrice de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution et d'actions de formation variées ;
- travailler selon des conditions de travail adaptées (télétravail, régime de RTT) avec un réseau qualité de vie au travail dynamique ;
- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à une flotte de vélo électrique, à des activités sportives, à des restaurants administratifs, à une salle de sport et aux services d'une conciergerie sur site...) ;
- bénéficier d'un positionnement transversal au sein d'une direction au coeur des enjeux stratégiques d'une collectivité innovante.

La DFA est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Ce poste est ouvert aux candidatures des agent.e.s titulaires de catégorie C de la Ville de Paris par voie de mutation ainsi qu'aux titulaires de la fonction publique (État, territoriale, hospitalière) sur des cadres d'emplois équivalents par voie de détachement ou par voie contractuelle.
Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d'un aménagement pour participer à l'entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez ****@****.**.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Vous postulez directement sur ce site, mais ce contact peut être sollicité en cas de questions particulières sur l'emploi proposé.

-Laurent Gillardot, sous-directeur : ****@****.**
-Anne-Lise Dutoit, adjointe au sous-directeur et cheffe du Service de l'expertise comptable : ****@****.**

Informations complémentaires

• Outlook
• TEAMS
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Excel
• LSF
• Rigueur et méthode
• Word
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Stratégie achats
• Réalisation d'organigrammes