Agent Polyvalent au Cabinet du Conseil d'Etat H/F - Conseil d'Etat

Le cabinet est organisé en un pôle « Secrétariat-Protocole » et deux bureaux fonctionnels : le bureau « Organisation-Événements » et le bureau « Fonctionnement et Moyens », dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement budgétaire et logistique

Le bureau « Fonctionnement et Moyens » est organisé en trois pôles : administratif, technique et cafétéria, dans les lesquels travaillent 11 agents. Il recouvre toutes les prestations de fonctionnement courant du Conseil d'État, de l'organisation des assemblées générales au suivi du budget du cabinet, de la logistique à la gestion des marchés publics du cabinet (restauration, courrier, standard, reprographie, véhicules, fournitures spécifiques et fournitures de bureau).

Au sein du cabinet, le pôle administratif et technique du bureau fonctionnement et moyens est composé de 7 agents. Il est chargé de coordonner et réaliser les activités liées au fonctionnement du Conseil d'Etat.

Liens hiérarchiques et fonctionnels :

N+1 : Cheffe du bureau fonctionnement et moyens

N+2 : Cheffe de cabinet

Sous l'autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous assurez la gestion du courrier et des navettes, les activités de logistique, les travaux de reprographie et le suivi des stocks, notamment:

1/ Gérer le courrier : réceptionner, trier et distribuer le courrier interne et externe; affranchir et expédier les courriers simples ou spéciaux et les colis; préparer et réceptionner les navettes de courrier entre les différents siteset les liaisons selon les besoins; identifier, préparer et numériser les courriers dans l'application de gestion électronique des documents (ELISE); veiller à la maintenance des équipements, signaler les dysfonctionnements et gérer le dépannage; assurer la confidentialité des courriers, gérer les urgences et les priorités.

2/ Elaborer les commandes et distribuer des fournitures, suivre les stocks : préparer les commandes, réceptionner et vérifier la conformité des livraisons, alimenter les copieurs en papier, préparer les places de travail, réapprovisionner les salles et les services en fournitures, stocker et assurer un suivi pour éviter toute rupture ou surstock; réaliser des inventaires.

3/ Assurer un renfort administratif: mettre à jour les dossiers sur le réseau et l'archivage; assurer la veille de la boîte fonctionnelle, traiter les demandes et trier les messages, maintenir un bon niveau de communication avec les services et prestataires; rédiger des fiches de procédure, mettre à jour les tableaux de suivi. Une pratique de la production de graphiques avec statistiques seraient un plus.

4/ Participer à la gestion des séances d'Assemblée générale: préparation logistique de la salle, installation de la tribune, impression de chevalets ou étiquettes, réaliser le séquençage et l'archivage des enregistrements audios.

5/ Réaliser des travaux de reprographie : effectuer l'impression en utilisant le logiciel approprié, assurer les finitions et contrôler la conformité par autocontrôle ; surveiller le bon fonctionnement du matériel ; suivre le stock et les conditions de conservation des différents papiers ; le cas échéant, travailler en lien avec des prestataires extérieurs.

Vous pourrez collaborer aux autres activités du bureau, où une polyvalence sur les tâches réalisées est attendue, et occasionnellement accompagner les prestataires extérieurs,récupérer des commandes chez les fournisseurs à proximité.

Station debout prolongée avec des déplacements par escaliers et ascenseur, manutention de charges. Utilisation de matériels électriques bruyants.

Vous avez une expérience sur un poste similaire ainsi qu'unecapacité à travailler en binôme.

Vous maitrisez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

Techniques de tri, distribution et d'étiquetage du courrier

Gestion des stocks et inventaires

Vérifier la qualité des opérations logistiques et des travaux réalisés

Notions de normes hygiène et sécurité, de procédés d'entretien du matériel

Outils informatiques et bureautiques (Outlook, Excel, Word, Reprographie)

Savoir- faire

Aptitude à suivre des procédures très formatées

Mettre en oeuvre les règles d'affranchissement du courrier et des colis

Maintenir une communication régulière et claire avec l'ensemble des interlocuteurs

Gestion administrative des dossiers et mise à jour du suivi

Sens de l'organisation et de la gestion du temps selon les priorités

Savoir-être

Qualités relationnelles, d'adaptabilité aux interlocuteurs, d'écoute et de discrétion

Savoir rendre compte et alerter

Faire preuve d'autonomie, de dynamisme et de réactivité

Esprit d'équipe et capacité d'adaptation

Qualités de précision et de rigueur

La réussite sur le poste repose sur une réelle aptitude à communiquer de manière fluide et à travailler en équipe permettant d'interagir efficacement au sein de votre environnement de travail.

• Outlook
• GED
• Sens du relationnel
• Norme QHSE
• Dynamisme
• Autonomie
• Excel
• Gestion des stocks
• Word
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Entretien des équipements
• Manutention
• Capacité d’adaptation