Assistant de Direction Auprès du Directeur Général H/F - EPFIF (Etablissement Public Foncier d'Île-de-France)

Vous souhaitez occuper une fonction d'assistanat de haut niveau, au coeur des enjeux d'une Direction Générale, dans un environnement institutionnel exigeant et stimulant ?

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction auprès de notre Directeur général, véritable point d'appui dans l'organisation quotidienne de la Direction Générale et interlocuteur(trice) privilégié(e) de nombreux partenaires internes et externes.

À ce poste central, vous contribuez directement à la fluidité de l'organisation, à la coordination des échanges et au suivi des dossiers stratégiques de la Direction Générale.

Vos missions

Organiser et optimiser l'activité du Directeur général

- Vous assurez la gestion d'un agenda complexe et évolutif en intégrant les priorités, les contraintes et les échéances de la Direction Générale
- Vous organisez les rendez-vous et déplacements, préparez les dossiers nécessaires aux réunions, anticipez les éventuels arbitrages et assurez la coordination avec les secrétariats des principaux partenaires institutionnels : ministères, préfectures, collectivités territoriales, mairies, etc.

Être l'interface privilégiée de la Direction Générale

- Vous assurez l'accueil et la gestion des sollicitations adressées au Directeur général, en appréciant leur degré d'urgence et de priorité
- Vous facilitez la circulation de l'information entre la Direction Générale et les différentes Directions de l'Établissement et assurez également l'interface avec des interlocuteurs externes de haut niveau

Préparer et suivre les instances de gouvernance

- Vous participez activement à l'organisation des réunions du Conseil d'Administration et du Bureau
- À ce titre, vous préparez les ordres du jour, centralisez les documents nécessaires, coordonnez les échanges avec les administrateurs et leurs secrétariats et assurez le suivi administratif des différentes instances
- Vous préparez également les comptes rendus et veillez au suivi de leur composition et des formalités associées

Assurer l'appui administratif de la Direction Générale

- Vous organisez et sécurisez le suivi des courriers, dossiers, parapheurs, signatures et circuits de validation
- Vous préparez, selon les besoins, des courriers, notes, tableaux et documents de synthèse et veillez au respect des différentes échéances administratives et institutionnelles

Contribuer au pilotage de la Direction Générale

- Vous assurez le suivi de dossiers confiés directement par le Directeur général, consolidez les informations provenant des différentes Directions et préparez des tableaux de bord ou états de suivi
- Vous organisez également les réunions mensuelles du Comité de Direction et préparez les comptes rendus ou relevés de décisions

Vous êtes notre futur(e) Assistant(e) de direction si :

Formation

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3, notamment :

- BTS Support à l'Action Managériale (SAM) / Gestion de la PME (GPME)
- BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
- Licence professionnelle en assistanat de direction, management administratif, office management ou gestion des organisations ou diplôme équivalent

Expérience

- Vous justifiez d'une expérience confirmée d'au moins 5 ans dans des fonctions d'assistanat auprès d'un(e) dirigeant(e) ou d'une Direction Générale
- Une expérience acquise au sein d'un établissement public, d'une collectivité territoriale ou d'une administration constitue un véritable atout

Compétences

- Vous maîtrisez la gestion d'agendas complexes
- Vous savez gérer simultanément plusieurs dossiers, priorités et échéances
- Vous savez hiérarchiser les priorités, anticiper et gérer les imprévus avec sang-froid
- Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles
- Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques
- Votre aisance relationnelle vous permet d'interagir avec des interlocuteurs de haut niveau, avec professionnalisme et diplomatie

? Qualités attendues

Confidentialité, discrétion, rigueur, fiabilité, sens de l'organisation, autonomie, réactivité, disponibilité et sens de l'initiative seront essentiels pour réussir pleinement dans cette fonction

Créé en 2006, L'EPF Ile-de-France est un Etablissement public de l'État, né de la fusion des EPF départementaux franciliens. Opérateur public foncier des collectivités franciliennes, il contribue au développement de l'offre de logements (y compris des logements locatifs sociaux) et au soutien du développement économique, par la production de foncier constructible.

L'intervention de l'EPF Ile-de-France se découpe en quatre étapes successives, qui consistent à signer une convention d'intervention foncière, mener les acquisitions, assurer le portage et dans le même temps d'engager les études préalables, requalifier le site (opérations de dépollution et démolition) et céder les emprises foncières à l'opérateur désigné pour permettre le lancement du projet.

L'EPF Ile-de-France a pour objectifs de débloquer du foncier constructible, accompagner les Maires bâtisseurs, favoriser la production de logements et réguler les prix du foncier.

Depuis le vote de la loi Accès au Logement et Urbanisme Rénové (ALUR), avec la création d'Opérations de Requalification des Copropriétés Dégradées (ORCOD) et en ouvrant la possibilité pour les cas les plus complexes de déclarer d'Intérêt National certaines de ces opérations (ORCOD-IN), l'EPFIF se voit confier de nouvelles missions dans le domaine de la requalification des copropriétés dégradées.

Les ORCOD s'inscrivent dans le cadre d'un projet urbain et social visant à lutter contre l'indignité et la dégradation d'immeubles en copropriété. Ce nouveau cadre d'intervention doit permettre de mieux coordonner l'intervention publique sur les différents facteurs de dégradation des copropriétés, de la réhabilitation du bâti, au portage immobilier, en passant par des actions d'aménagement ou de lutte contre l'habitat indigne.

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation