Office Manager Expérimenté H/F - Generation y

Office Manager expérimenté H/F - Cabinet d'expertise comptable

Vincennes CDI Temps plein -

Un cabinet d'expertise comptable de 30 collaborateurs recherche son/sa futur(e) Office Manager expérimenté, un profil polyvalent capable de prendre en charge à la fois l'organisation quotidienne du cabinet, les sujets administratifs, RH et comptables internes, ainsi que différents projets transverses.

Un poste particulièrement complet pour une personne qui souhaite avoir un rôle central dans le fonctionnement et la structuration d'un cabinet.

Vos missions

Votre périmètre sera large et évolutif. -

Administration & facturation

- Préparation et envoi de la facturation hors forfait après validation
- Contrôle interne de l'exhaustivité des éléments nécessaires à la facturation
- Préparation des projets de lettres de mission, modifications, éditions définitives et envoi via la signature électronique
- Préparation des différents mandats et suivi de leur signature
- Suivi de la facturation inter-sociétés

RH & vie interne

- Préparation des éléments variables de paie mensuels et du planning trimestriel
- Préparation des dossiers d'entrée des collaborateurs
- Suivi des arrêts de travail
- Validation et mise en paiement des notes de frais
- Suivi de la saisie des heures et des heures supplémentaires
- Validation et suivi des congés payés dans SILAE
- Mise à jour du tableau des anniversaires
- Gestion des procédures d'entrée et de sortie des collaborateurs
- Organisation des événements internes et des moments conviviaux
- Préparation du séminaire annuel

Comptabilité interne

- Mise à jour des tableaux de bord mensuels
- Pointage des justificatifs de carte bancaire
- Contrôle du lettrage des comptes individuels
- Relances écrites selon les procédures internes
- Préparation et mise en paiement des notes de frais des experts-comptables

Gestion des outils & accès clients
Vous intervenez également sur la gestion des accès en ligne des clients :

- Mise en place des accès
- Paramétrage
- Formation des utilisateurs
- Gestion de la facturation
- Suppression des accès

Communication & conformité

- Mise à jour des supports de communication internes et externes
- Gestion des listes de diffusion et envoi des notes d'information

Vous avez une expérience significative en office management, assistanat de direction ou gestion administrative polyvalente, idéalement acquise dans un environnement exigeant tel qu'un cabinet d'expertise comptable.

Vous êtes particulièrement à l'aise dans les environnements où il faut structurer, coordonner, anticiper et suivre plusieurs sujets simultanément.

Votre rigueur et votre organisation vous permettent de gérer aussi bien les tâches administratives du quotidien que des sujets plus sensibles liés aux RH, à la facturation ou à la comptabilité interne.

Vous êtes autonome, discret(e), fiable et force de proposition. Vous aimez comprendre les process, les améliorer et devenir rapidement un véritable relais pour la direction et les équipes.

- Pourquoi rejoindre ce cabinet ?
Ce poste vous permettra d'occuper une fonction transverse et stratégique dans le quotidien du cabinet, avec un périmètre particulièrement riche et varié.
Vous serez un véritable bras droit opérationnel, au contact de la direction, des collaborateurs et des clients, avec la possibilité d'avoir un impact concret sur l'organisation et la vie de la structure.

Génération Y est un cabinet de recrutement qui accompagne les candidats dans les étapes clés de leur carrière, sur des postes techniques, commerciaux et fonctions support. Nous prenons le temps de comprendre votre parcours, vos attentes et vos projets pour vous proposer des opportunités qui vous correspondent vraiment. De la première prise de contact à votre intégration, nous restons à vos côtés et défendons votre candidature auprès des entreprises avec lesquelles nous travaillons.

• Formation des utilisateurs
• Notes de frais
• SILAE
• Contrôle interne
• Facturation
• Force de proposition
• Paie