Chargé d'Accueil et Gestion des Aides Financières H/F - Sciences Po
- CDD
- Sciences Po
Les missions du poste
Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label « Égalité professionnelle » (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).
La Direction de l'accueil et de l'accompagnement (DAA) est responsable de la mise en oeuvre de la politique de droits de scolarité et d'aide financière aux étudiants. Elle assure le pilotage institutionnel et la mise en oeuvre de la stratégie Handicap de l'école en lien avec la DRH. La DAA est également responsable d'une grande partie des services extra-pédagogiques pour les étudiants. Elle déploie son action dans un lien très étroit avec tous les acteurs de la scolarité au sein des campus et des écoles et dans une proximité forte avec les autres directions. Son champ d'action couvre les 15000 étudiants répartis dans les 7 écoles et 7 campus.
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle Bourses et accompagnement étudiant (aide sociale, bourses, logement étudiant, titres de séjour et accompagnement divers) et en collaboration étroite avec les équipes du Centre des services étudiants, vous assurerez notamment les missions suivantes dans le respect des règles institutionnelles :
Gestion des bourses et aides financières :
- Gestion des bourses internationales et notamment la bourse Emile Boutmy
- Gestion de l'aide à la mobilité internationale
- Aide à la gestion des bourses du Crous : traitement des dossiers, enregistrement des bourses et suivi des versements ;
- Interface avec le Crous pour aider les étudiants dans la résolution de leurs problèmes liés à l'obtention ou au versement de la bourse ;
- Saisie des bourses dans le logiciel de gestion de la scolarité en vue du transfert comptable des bourses et du paiement des aides financières.
Titres de séjour :
- Suivi du partenariat avec les Préfectures ;
- Information des étudiants sur les conditions de séjour en France ;
- Accompagnement des étudiants dans leurs démarches liées à l'obtention ou au renouvellement de leur titre de séjour ;
- Lien avec les préfectures pour aider à débloquer des situations.
Accompagnement étudiant :
- Gestion des demandes d'aides matérielles des étudiants (ordinateurs de prêt) ;
- Aide à l'ouverture de compte en banque ;
- Aide aux démarches liées à la sécurité sociale, à la CAF, etc...
Accueil des étudiants :
- Accueil physique et à distance (téléphone, zoom) concernant les bourses, les titres de séjour, le logement, et les autres démarches qui ne sont pas du ressort de la pédagogie (ouverture de compte en banque, aides de la CAF, démarches CPAM, etc.) ;
- Gestion de la boîte mail générique, en lien avec l'équipe du pôle.
Missions transverses :
- Suivi de l'information aux étudiants (site internet et autres supports de communication) ;
- Production d'outils de communication (Newsletter, flyers) dans une optique d'une meilleure communication auprès des étudiants de Sciences Po et des services en interne ;
- Mise en oeuvre et participation aux événements de rentrée (Meet the Services etc.), aux Journées Portes ouvertes (JPO) et aux visites de campus ;
- Suivi de l'activité du service et élaboration de statistiques ;
- Reporting des actions menées.
Support à l'ensemble du pôle bourses et accompagnement étudiant selon le besoin.
La Direction de l'accueil et de l'accompagnement (DAA) est responsable de la mise en oeuvre de la politique de droits de scolarité et d'aide financière aux étudiants. Elle assure le pilotage institutionnel et la mise en oeuvre de la stratégie Handicap de l'école en lien avec la DRH. La DAA est également responsable d'une grande partie des services extra-pédagogiques pour les étudiants. Elle déploie son action dans un lien très étroit avec tous les acteurs de la scolarité au sein des campus et des écoles et dans une proximité forte avec les autres directions. Son champ d'action couvre les 15000 étudiants répartis dans les 7 écoles et 7 campus.
Sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle Bourses et accompagnement étudiant (aide sociale, bourses, logement étudiant, titres de séjour et accompagnement divers) et en collaboration étroite avec les équipes du Centre des services étudiants, vous assurerez notamment les missions suivantes dans le respect des règles institutionnelles :
Gestion des bourses et aides financières :
- Gestion des bourses internationales et notamment la bourse Emile Boutmy
- Gestion de l'aide à la mobilité internationale
- Aide à la gestion des bourses du Crous : traitement des dossiers, enregistrement des bourses et suivi des versements ;
- Interface avec le Crous pour aider les étudiants dans la résolution de leurs problèmes liés à l'obtention ou au versement de la bourse ;
- Saisie des bourses dans le logiciel de gestion de la scolarité en vue du transfert comptable des bourses et du paiement des aides financières.
Titres de séjour :
- Suivi du partenariat avec les Préfectures ;
- Information des étudiants sur les conditions de séjour en France ;
- Accompagnement des étudiants dans leurs démarches liées à l'obtention ou au renouvellement de leur titre de séjour ;
- Lien avec les préfectures pour aider à débloquer des situations.
Accompagnement étudiant :
- Gestion des demandes d'aides matérielles des étudiants (ordinateurs de prêt) ;
- Aide à l'ouverture de compte en banque ;
- Aide aux démarches liées à la sécurité sociale, à la CAF, etc...
Accueil des étudiants :
- Accueil physique et à distance (téléphone, zoom) concernant les bourses, les titres de séjour, le logement, et les autres démarches qui ne sont pas du ressort de la pédagogie (ouverture de compte en banque, aides de la CAF, démarches CPAM, etc.) ;
- Gestion de la boîte mail générique, en lien avec l'équipe du pôle.
Missions transverses :
- Suivi de l'information aux étudiants (site internet et autres supports de communication) ;
- Production d'outils de communication (Newsletter, flyers) dans une optique d'une meilleure communication auprès des étudiants de Sciences Po et des services en interne ;
- Mise en oeuvre et participation aux événements de rentrée (Meet the Services etc.), aux Journées Portes ouvertes (JPO) et aux visites de campus ;
- Suivi de l'activité du service et élaboration de statistiques ;
- Reporting des actions menées.
Support à l'ensemble du pôle bourses et accompagnement étudiant selon le besoin.
Le profil recherché
Formation Bac +3 (gestion /administration) minimum, vous bénéficiez d'une expérience professionnelle réussie dans le domaine de la gestion administrative et de l'accueil des publics
Capacité à organiser son propre travail et à l'insérer dans une tâche collective
Excellent relationnel, sens de l'écoute et grande disponibilité
Sens de la confidentialité
Goût affirmé pour le travail en équipe
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques, internet) et capacité à maîtriser rapidement d'autres outils de gestion
Esprit d'initiative, grande réactivité, aptitude à anticiper
Capacité à faire face à des situations d'urgence, parfois complexes
Très bonne maîtrise de l'anglais oral et écrit indispensable (contact avec des étudiants non francophones)
Capacité à organiser son propre travail et à l'insérer dans une tâche collective
Excellent relationnel, sens de l'écoute et grande disponibilité
Sens de la confidentialité
Goût affirmé pour le travail en équipe
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques, internet) et capacité à maîtriser rapidement d'autres outils de gestion
Esprit d'initiative, grande réactivité, aptitude à anticiper
Capacité à faire face à des situations d'urgence, parfois complexes
Très bonne maîtrise de l'anglais oral et écrit indispensable (contact avec des étudiants non francophones)
Compétences requises
- Statistiques
- Sens du relationnel
- Anglais
- Travail en équipe
- Emailing
- Logiciels bureautiques
- Excel
- Word
- Pro-activité
- Ouverture de compte
- Réactivité