Assistant Administratif H/F - Le Ciem

Le CIEM est un Centre Interprofessionnel d'Études et d'examens Médicaux proposant la réalisation de bilans de santés complets de prévention pour les cadres, des personnes venant à titre personnel, et des retraités. Créé en 1961 par des industriels du bâtiment, de la chimie et de la métallurgie, le CIEM est un organisme à but non lucratif qui est parti d'un constat révolutionnaire pour l'époque : le bien-être de ses salariés pour une entreprise en bonne santé.

L'équipe médicale du CIEM se compose d'une cinquantaine de praticiens : des spécialistes en médecine interne, des radiologues, des cardiologues. Tous anciens chefs de clinique - anciens internes ou attachés des hôpitaux, professionnellement reconnus dans leur pratique.

Ce poste en CDD est à pourvoir immédiatement.

Représentant(e) de l'image du CIEM, l'assistant(e) administratif(ve) joue un rôle essentiel dans l'accueil des participants et la fluidité du parcours bilan. Véritable pilier de l'expérience clients, il/elle assure l'accueil des participants, l'organisation des rendez-vous, la coordination des examens médicaux, et la transmission d'informations essentielles.

Les missions :

Accueil & accompagnement des Participants

• Accueillir, informer et orienter les participants et visiteurs en fonction de leurs rendez-vous.
• Assurer la remise des documents et questionnaires médicaux aux participants identifiés.
• Préparer les dossiers nécessaires au bon déroulement du bilan médical.
• Coordonner l'enchaînement des examens avec les différents services, en garantissant une expérience fluide pour chaque participant.
• Accompagner les adhérents d'un examen à l'autre, en expliquant les étapes, les temps d'attente et les consignes à suivre.
• Encaisser les règlements des bilans pour les participants individuels.

Organisation & Suivi des Rendez-vous

• Contacter les participants pour organiser leurs bilans médicaux.
• Gérer les emails liés aux confirmations, annulations ou modifications de rendez-vous.
• Optimiser les plannings de rendez-vous en lien avec l'activité du centre.
• Mettre à jour les tableaux de suivi de l'activité du service administratif.
  
  

Infos complémentaires

Prime repas

Travail du lundi au vendredi avec possibilité d'ouverture à 7h30 ou de fermeture à 19h30

Issu(e) idéalement d'une formation dans le secteur médico-social ou administratif, vous justifiez d'une première expérience réussie dans l'accueil physique et téléphonique, de préférence dans un environnement médical, paramédical ou en contact direct avec le public.

Nous recherchons un profil

• avenant, ayant le sens de l'écoute, rigoureux et dynamique qui saura s'intégrer au sein d'une petite équipe;
• À l'aise avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook...) et les outils de gestion des rendez-vous ;
• Parlant anglais, pour pouvoir échanger ponctuellement avec des participants non francophones.

• Outlook
• Anglais
• Examen médical
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Rigueur et méthode
• Word
• Gestion des rendez-vous