Chargé de Rendez-Vous en Santé en Policlinique H/F - Hôpital Bichat–Claude Bernard

Missions Générales :
Accueil téléphonique des patients
· Recevoir les appels téléphoniques en provenance des usagers qu'il s'agisse de primo-consultants ou d'anciens consultants
· Gérer l'appel téléphonique en tenant compte des demandes exprimées
· Analyser les demandes exprimées et évaluer le degré d'urgence d'une prise en charge médicale
· Filtrer les appels des patients qui souhaitent parler directement aux médecins vers les secrétariats médicaux
· Saisir le RDV donné dans le logiciel ORBIS dans le respect des plages de consultations ouvertes
· Imprimer les courriers de convocation, les mettre sous enveloppe et les expédier
· Garantir un accueil téléphonique de qualité
· Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur approprié ou le service recherché en cas d'erreur d'orientation
· Saisir et mettre à jour les informations du patientsi nécessaire : adresse et numéro de téléphone
· Signaler aux différents accueils les annulations ou les retards signalés le jour même

Prise des RDV et gestion des annulations
· Gérer les annulations et les modifications de RDV en appliquant les principes établis par la charte de la policlinique
· Rechercher des solutions pour les demandes de RDV complexes en cas de report
· Tracer les modifications de RDV réalisées dans le logiciel ORBIS RDV
· Traiter les demandes d'annulations qui arrivent par fax
· Réaliser une fiche de prêt en cas de rajout de patient à moins d e72h00 du RDV: la faxer au service central des dossiers médicaux et prévenir la consultation concernée
· Procéder à la lecture quotidienne des messages laissés sur le répondeur téléphonique
· S'assurer régulièrement de l'état prévisionnel des congés des praticiens notamment pour les congés scolaires et d'été
· Signaler à l'encadrement les pannes informatiques et les dysfonctionnements liés aux prises de RDV
· Appliquer les procédures et utiliser les outils d'aide à la décision: classeur par spécialités
· Imprimer tous les soirs le relevé graphique des activités qui sera donné à la secrétaire de coordination et de programmation des RDV chaque semaine

Professionnalisation de l'accueil téléphonique
· Formuler des propositions relatives aux choix organisationnels, d'équipements et ou de fonctionnement
· Participer à l'amélioration de la qualité de la réponse aux patients et famille (évolutions des procédures et documents supports)
· Encadrer et tutorer les professionnels qui intègrent l'équipe
Prévoir le stock de matériel nécessaire: petites fournitures de papeterie et de bureautique

- Accueillir, renseigner et orienter des patients ou famille
- Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
- Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions
- Identifier un dysfonctionnement (organisationnel etc..) et diagnostiquer une anomalie
- Evaluer la pertinence, la véracité des données, des informations
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Mener un questionnement de patient ou famille
- Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
- Renseigner des personnes au regard de son métier
- Transfert d'un savoir-faire/pratique professionnelle et accompagnement
- Travailler en équipe/réseau
- Utiliser une procédure, un logigramme, un protocole et appliquer une réglementation

• Logigramme
• Permanence téléphonique