Agent de Secretariat - Departement Langue Francaise - Ecole de Guerre H/F - EMA

Le rôle de l'agent de secrétariat sera d'assister la cheffe de secrétariat dans l'ensemble de ses tâches couvrant les besoins administratifs du département.

Missions principales :

Gestion documentaire :
Mise en forme, circuit de validation et enregistrement des documents administratifs.
Assistance dans le suivi du courrier (physique et numérique).

Gestion des ressources humaines :
Suivi des congés et du télétravail de l'encadrement du département.
Suivi de la présence des cours des conjoints.

Accueil et gestion des visiteurs :
Gestion des demandes d'accès (badges, QR codes).
Accueil et prise en charge des visiteurs individuels ou groupés.

Logistique et gestion des salles :
Inventaire du matériel.
Configuration des salles pour examens, conférences ou événements.
Préparation et surveillance des examens (hors STANAG 6001).

Support technique et administratif :
Suivi technique du matériel informatique.
Orientation administrative des officiers internationaux.
Réservation des cars pour les déplacements des officiers internationaux.

Appui à la cheffe de secrétariat :
Suivi des commandes (livres, papeterie).
Participation à l'organisation des visites culturelles.

Compétences requises :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
Bonne organisation et rigueur dans la gestion des documents.
Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
Sens du service et accueil.
Connaissances de base en logistique et gestion des ressources humaines.
Expérience en gestion administrative et en secrétariat appréciée.

Qualités personnelles :
Polyvalence et réactivité.
Autonomie.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Adaptabilité et esprit d'initiative.

Formation :
Formation en assistance de gestion, secrétariat ou équivalent souhaitée.
Une expérience dans un poste similaire serait un plus.

• Gestion des fonds documentaires
• Gestion des ressources humaines
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Capacité d’adaptation