Gestionnaire - Equipe Inscription Doctorant H/F - Université Paris Cité

PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE

Au sein de la Direction Générale Déléguée de la Recherche, International, Valorisation et Etudes doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales et HDR » regroupe tous les services en lien avec la formation doctorale, elle est composée de 35 agents, comprend 3 départements « gestion administrative des doctorants », « gestion et animation des Ecoles Doctorales », «formation des doctorants » et une équipe dédiée à l'Habilitation à Diriger des Recherches (HDR)

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS

En lien avec les écoles doctorales et certains services de l'université, participer à la gestion des inscriptions administratives des doctorants, notamment :

Instruire les dossiers de dérogation (vérification de la conformité et étude des dossiers, rédaction de courriers, suivi de la réinscription)

Participer à la procédure de réinscription des doctorants de 2ème et 3ème année de thèse (application Laissez-Passer)

Assurer le suivi des doctorants en cotutelle et collaborer avec le Service des Relations Internationales (SRI)

Participer à la régularisation des inscriptions, effectuer la saisie des inscriptions exonérées

Alimenter, fiabiliser, et mettre à jour les bases de données (notamment APOGEE)

Activités associées

Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les écoles doctorales, les services de l'université et les partenaires extérieurs

Accueillir, informer et orienter les doctorants et futurs doctorants, ainsi que leurs encadrants (réception téléphonique et individuelle des étudiants, gestion du courrier électronique et postal)

Connaissances
- Aisance à l'oral et à l'écrit
- Web et messagerie (navigation internet, utilisation d'Outlook)
- Logiciels bureautiques (utilisation de Word et Excel)
- Pratique de l'anglais
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Savoir identifier les priorités, planifier, et respecter des délais
- Appliquer les procédures
- Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers et alerter au besoin
- Travailler en équipe
Outils spécifiques à l'activité (des formations seront proposées dès l'arrivée sur le poste)
- APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
- AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et
docteurs
- Application Laissez-passer
- E-candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat et des dérogations
- Messagerie Outlook
- Tableur Excel
- Traitement de texte Word
Savoir-être - Compétences comportementales
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens du service public
- Confidentialité

• Outlook
• Traitement de texte
• Anglais
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Word
• Traitement du courrier
• Rédaction de courriers
• Sens de l’organisation