Office Manager Junior du Lundi au Jeudi H/F - Agence France Prestige

POSTE UNIQUEMENT EN CDI EN TEMPS PARTIEL DE 32H PAR SEMAINE -PAS DE DÉBUTANT SUR CE POSTE- EXPÉRIENCES EXIGÉES ET OBLIGATOIRES

08H30-17H30 du Lundi au Jeudi . EN WEEK END DES JEUDI SOIR

Vous travaillez au sein d'une TPE composé 7 consultants dans le 08 ème arrondissement de Paris

Poste situé sur Paris 8ème au sein d'un cabinet de coaching professionnel

IL S AGIT D UN GROS TEMPS PARTIEL DE 32H PAR SEMAINE

Vous vous investissez à 100 % du lundi au jeudi, en 32 heures par semaine.
Ce poste est compatible avec d'autres projets du vendredi au dimanche.

SALAIRE : 1950 € brut mensuel ( non négociable)

MISSIONS
Vous assistez dans les tâches de réception et d'assistanat.
Réception de clients et de candidats
Gestion de six petites salles de réunion
La gestion des salles comprend :
Le réassort (eau, fournitures, etc.)
Veiller à la propreté et au bon rangement
Aération des salles
Vérifier que tout soit correctement disposé avant les rendez-vous
Assistanat :

Gestion des mails : rendez-vous avec les prestataires et les fournisseurs
Prise de rendez-vous pour Gestion des événements du cabinet : création et envoi des invitations, relances, communication digitale liée aux événements, suivi des inscriptions et de la participation, développement et entretien du réseau professionnel du cabinet.
Gestion du facturier : numérisation des documents, traitement et enregistrement, archivage.
Aisance avec les outils informatiques : Canva, Outlook, Suite Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint).
Capacité à s'adapter rapidement à de nouveaux logiciels et applications numériques

Experience: 24 Mois

Compétences: Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Techniques de gestion administrative,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Organiser l'accueil des visiteurs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Organisation de foires, salons professionnels et congrès

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Excel
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Word
• Gestion du réassort
• PowerPoint
• Gestion des rendez-vous
• Facturation
• Prise de note
• Canva