Assistant d'Un Conseiller du Ministre H/F - Service Public

Au sein d'une équipe de 2 assistantes, la titulaire du poste aura comme objectif d'assister le Conseiller Technique dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au bon

déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.

Sous l'autorité fonctionnelle du Conseiller, l'assistante doit :

- Gérer l'agenda et assurer les prises de RDV

- Réceptionner et filtrer ses communications

- Prendre en charge l'ensemble des aspects logistiques dans l'organisation de RDV ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)

- Organiser et coordonner la transmission d'informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d'activité

- Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi - Assister à des réunions afin de rédiger

le compte-rendu avant diffusion si besoin

- Suivre en temps réel et gérer, dans l'applicatif SCRIBE les projets de réponse aux courriers, des textes, des Q.E et prendre en charge de la procédure de visas des projets deréponse du Conseiller et répartir dans les autres services les courriers

- Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller

Savoir-faire :

Mettre en forme un document
Archiver
Diffuser une information, une publication
Organiser une réunion
Prioriser
Travailler en équipe

Savoir-être :

Très grande discrétion et confidentialité absolue
Sens de l'organisation
Réactivité
Aisance relationnelle
Avoir l'esprit d'équipe
Capacité à communiquer
Faculté d'adaptation
Sens du service public

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Réactivité
• Sens de l’organisation