Les missions du poste
Notre client est une organisation publique localisée dans le 8ème arrondissement de Paris. La structure accompagne un réseau d'actrices et d'acteurs engagés autour d'enjeux stratégiques et de représentation. La structure favorise la coopération, la qualité du service rendu, la circulation de l'information et le soutien à la prise de décision.
Votre rôle consistera à garantir la fluidité des processus administratifs, logistiques et organisationnels liés à la gouvernance et aux projets. Vos missions seront les suivantes :
* Organiser et gérer l'agenda de la direction ;
* Préparer et suivre les dossiers administratifs et de communication ;
* Assurer la gestion et la coordination des réunions y compris la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
* Assurer le suivi des achats et la facturation du département ;
* Être en contact avec les élus, partenaires et collaborateurs pour coordonner les activités (instances nationales de gourvenance) ;
* Gérer le logistique des événements (suivi des inscriptions et des participations, organisation des repas, etc.) ;
* Organiser les déplacements de l'équipe et de ses invités (réservation, suivi des frais, etc.) ;
* Tenir à jour les listes de diffusion ;
* Assurer l'archivage des documents.
Contrat en 37h30
Votre rôle consistera à garantir la fluidité des processus administratifs, logistiques et organisationnels liés à la gouvernance et aux projets. Vos missions seront les suivantes :
* Organiser et gérer l'agenda de la direction ;
* Préparer et suivre les dossiers administratifs et de communication ;
* Assurer la gestion et la coordination des réunions y compris la prise de notes et la rédaction des comptes rendus ;
* Assurer le suivi des achats et la facturation du département ;
* Être en contact avec les élus, partenaires et collaborateurs pour coordonner les activités (instances nationales de gourvenance) ;
* Gérer le logistique des événements (suivi des inscriptions et des participations, organisation des repas, etc.) ;
* Organiser les déplacements de l'équipe et de ses invités (réservation, suivi des frais, etc.) ;
* Tenir à jour les listes de diffusion ;
* Assurer l'archivage des documents.
Contrat en 37h30
Le profil recherché
Vous êtes diplômé(e) d'une formation en secrétariat, gestion ou domaine équivalent.
Vous êtes à l'aise avec la gestion de dossiers administratifs et financiers ainsi qu'avec l'organisation d'événements et la coordination logistique.
Vous avez une excellente capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
Vous savez anticiper les besoins, faire preuve de discrétion et communiquer avec des interlocutrices et interlocuteurs variés.
Vous êtes une personne reconnue pour votre rigueur et sens de l'organisation.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.
Vous êtes à l'aise avec la gestion de dossiers administratifs et financiers ainsi qu'avec l'organisation d'événements et la coordination logistique.
Vous avez une excellente capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
Vous savez anticiper les besoins, faire preuve de discrétion et communiquer avec des interlocutrices et interlocuteurs variés.
Vous êtes une personne reconnue pour votre rigueur et sens de l'organisation.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word, Excel et PowerPoint.
Compétences requises
- Logiciels bureautiques
- Organisation d'événements
- Excel
- Compte-rendu
- Word
- PowerPoint
- Facturation
- Prise de note
- Sens de l’organisation