Adjoint au Chef de Bureau des Services Généraux et des Cérémonies H/F - Rectorat de Paris

Au sein du rectorat de Paris, la division de l'intendance et de la logistique (D.I.L.), service rattaché à l'enseignement supérieur et à l'enseignement scolaire, met à disposition les moyens et les compétences suivantes aux services du rectorat et de la Chancellerie des universités de Paris :

- les fonctions supports : Les services généraux coordonnent les activités de l'accueil, du standard, du courrier et des chauffeurs, des soins infirmiers, de l'entretien des locaux et des déménagements. Ils assurent également la logistique matérielle et les prestations audiovisuelles des cérémonies organisées dans les salons de réceptions et amphithéâtres de la Sorbonne.

- les achats : Les services des budgets gèrent les crédits de fonctionnement.

- la gestion technique immobilière : Pour garantir les exigences liées aux spécificités historiques du site, la maintenance de l'ensemble immobilier Sorbonne est confiée aux équipes de la DIL.

- l'impression : Le centre d'impression numérique assure l'ensemble des opérations de la chaîne de production graphique : PAO, impression et façonnage des produits imprimés.

L'adjoint au chef de bureau des services généraux et des cérémonies en charge des services généraux, veille au bon déroulement de la logistique fonctionnelle et événementielle et à l'entretien de l'ensemble immobilier Sorbonne et de ses annexes. Il coordonne, sous la responsabilité du chef de bureau, les interventions pour les équipes rattachées : courrier, standard et agents d'entretien de la Chancellerie.

Activités principales :
- Animer et encadrer une équipe de 5 agents aux bureaux du courrier et du standard et 2 techniciennes de surface
- Piloter et suivre les activités logistiques du courrier, du standard et du parc automobile à l'aide de fiches de procédure et d'indicateurs
- Etablir les besoins en nettoyage et rédiger les cahiers de charges techniques particuliers pour les prestations de nettoyage des sites, analyser les offres
- Préparer les études préliminaires et suivre les prestations externalisées (nettoyage, entretien des espaces verts, dératisation, désinsectisation, déménagements...)
- Communiquer toutes anomalies de nettoyage des locaux affectés aux établissements affectataires en Sorbonne auprès des homologues concernés et proposer un réexamen de la répartition des prestations si nécessaire
- Définir et suivre les procédures et la traçabilité du traitement des déchets : collecte sélective, réduction et valorisation selon le protocole défini au PAE
- Mesurer les activités sur tableaux de bord et rendre compte des indicateurs de performance fixés sur les domaines d'activité
- Tenir le planning de réservation des véhicules, veiller aux respects des procédures définies et au suivi de gestion
- Assurer l'interface de la gestion des stocks liée aux interventions et la gestion de l'inventaire des matériels d'entretien et des cérémonies
- Appliquer et faire appliquer les règles d'hygiène et de sécurité des personnels rattachés selon leurs spécificités,
- Suppléer le chef de bureau pendant son absence dans ses activités de coordination des services et de l'atelier rattachés et participer à l'encadrement de l'ensemble des personnels

Activités secondaires :
- Préparer les besoins matériels, en personnels et équipements audiovisuels des cérémonies, veiller au bon déroulement de la prestation, en cas d'absence du chargé des cérémonies

Compétences requises

Opérationnelles

· Connaissances générales des techniques utilisées dans les différents domaines de la logistique

· Connaissances générales de la réglementation en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement liées à la manipulation et aux stockages des matériaux et produits utilisés

· Encadrer et animer une équipe

· Notions de base de la réglementation ERP

· Connaissances générales des risques et des moyens de prévention

· Connaissances générales sur la réglementation des marchés publics

· Notions de base en réglementation financière d'un EPA

· Utiliser les outils informatiques appliqués en gestion immobilière (type ABYLA) et maitriser les outils de bureautique (EXCEL, WORD, messagerie électronique...)

· Rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Comportementales

· Sens de l'organisation, de la rigueur dans les procédures, de l'anticipation et de l'autonomie

· Esprit d'analyse et de synthèse

· Bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles

· Savoir gérer les situations d'urgence

· Prévenir les conflits au sein d'une équipe

· Respecter les règles d'hygiène et de sécurité

· Travailler en équipe

· Fiabilité

· Sens de l'initiative

· Sens de la confidentialité

• Sens du relationnel
• Norme QHSE
• Compétences ménagères
• Autonomie
• Excel
• Gestion des déchets
• Rédaction des spécifications techniques
• Gestion des stocks
• Word
• Pro-activité
• Traitement du courrier
• Esprit d'analyse
• Normes d'hygiène
• Sens de l’organisation