Assistant de Direction - Office Manager H/F - Sas Execast Recruitment

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Secrétariat Général, Office Manager etc), recherche pour son client, un family office international, dont le siège est basé à l'étranger :

Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager

Dans le cadre de la création récentedu bureau de Paris, en coordination avec vos deux homologues situés à l'étranger, vous assurez les missions suivantes :

- Coordination des agendas des 3 membres Comex : CEO, COO et DRH
- Organisation des réunions, rendez-vous avec les parties prenantes internes et externes (consultants externes)
- Organisation des déplacements professionnels des dirigeants : logistique de A à Z des voyages professionnels (réservations de trains, vols, hôtels, transferts).
- Assistance personnelle ponctuelle auprès du Président.
- Événements professionnels : Organisation de déjeuners d'affaires, cocktails, workshops et séminaires.
- Coordination avec les équipes « Operations », « Growth » et « Future Proof Heritage Real Estate » sur différents projets internes et externes
- Coordination avec les équipes du HQ à Bruxelles

Missions d'Office Management :

- Vie du bureau : Gestion globale et bon fonctionnement du bureau parisien au quotidien (travaux d'aménagement)
- Commande et suivi du matériel de bureau, gestion de l'inventaire mobilier et informatique
- Suivi des fournisseurs et résolution des éventuels problèmes techniques
- Salles de réunion : Gestion des réservations, préparation et mise en place des espaces pour les réunions, matériel vidéo conférence.
- Accueil : accueil chaleureux et professionnel des visiteurs et partenaires.
- Relations prestataires : Interface avec les fournisseurs et prestataires de services pour les locaux

Vous êtes le contact principal pour le suivi des projets immobiliers localisés à Paris en lien avec l'équipe Real Estate. Vous coordonnez les intervenants des chantiers ainsi que les autorités françaises impliquées dans la rénovation de bâtiments historiques.

Dans le cadre du développement du Family Office à Paris, vous êtes le point de contact permanent du bureau et contribuez au développement du réseau du Family Office à Paris, en organisant des évènements thématiques (technologiques, patrimoniaux etc) sous forme de conférence ou rencontres conviviales (cocktails etc) six fois par an environ.

Cette liste de tâches n'est pas limitative.

Pour ce poste la langue de travail est le français et l'anglais. Une maitrise de la langue anglaise à un niveau courant est nécessaire.

CDI

Paris 10ème

A pourvoir dès que possible

Vous disposez de minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire Executive Assistant / Office Manager dans un Family Office.

Vous êtes reconnu(e) pour votre grande discrétion avant toute chose. Votre excellence et fiabilité dans le travail est notable ainsi que votre grande adaptabilité. Le bureau de Paris étant récemment créer, nous cherchons un profil souple, qui sache travailler en mode start up, avec des prises d'initiatives. Votre aisance relationnelle et votre capacité à interagir avec la direction et les équipes ;

Excellentes compétences d'organisation, esprit d'équipe et polyvalence dans une structure en croissance. Expérimenté(e), vous savez travailler en toute autonomie, pour assurer un service 5* à vos dirigeants.

Vous aimez être le point pivot d'un bureau à taille humaine, qui accompagne ses dirigeants sur des sujets d'investissement très variés. Vous êtes humble, proactif(ve), rigoureux (se) , soucieux(se) des détails. Doté(e) d'un excellent esprit d'équipe, vous savez travailler avec plusieurs Assistant(e)s afin d'assurer la coordination fluide d'événements et de réunions impliquant les membres de différentes équipes.

Fort(e) d'expériences réussies dans le secteur du conseil vous maîtrisez les codes et les exigences propres à cet environnement, et savez évoluer avec aisance dans un contexte international et rigoureux.

Enfin, votre aisance avec les outils bureautiques et numériques, vous permettent de répondre avec efficacité et rapidité aux requêtes.

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc)

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des inventaires
• Sens du relationnel
• Anglais
• Suivi des fournisseurs
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Suivi des opérations
• Gestion des réservations
• Rigueur et méthode
• Pro-activité
• Français
• Capacité d’adaptation