Shfd 75 -Chef.Fe du Pôle Affaires Générales au Shfd H/F - Service Public

Vos activités principales
Le/La chef.fe du pôle affaires générales a pour missions, sous l'autorité de la cheffe de cabinet :

1/- La gestion des ressources humaines de proximité du SHFD (86 agents répartis sur 3 sites: Paris 8ème, Paris 12ème et Toulouse):
- recrutement (fonctionnaires, contractuels, apprentis, stagiaires): mise à jour des fiches de poste, publication sur MOBMI, pré-sélection des candidatures et transmissions aux pôles recruteurs, élaboration et envoi des tableaux de classement à la DRH du MI;
- prise en charge administrative et financière: envoi du dossier de prise en charge aux agents et vérification des informations avant transmission à la DRH du MI;
- indemnités: établissement des tableaux de paiements des astreintes, du télétravail, CIA, etc.;
-gestion quotidienne: traitement et suivi des différentes demandes des agents (congés maternité/paternité/parental, disponibilité, traitement des arrêts de travail (CMO/accident), etc.;
- sécurité: établissement des demandes d'enquêtes et des badges d'accès temporaires. Commande des cartes agents via l'application CESAM en qualité d'AEL (agent d'enregistrement local), assurer une veille sur les échéances des autorisations;
- Congés: demande des créations et/ou modification de comptes Casper, valideur et administrateur délégué Casper (paramétrages «télétravail», saisie des CMO, congés exceptionnels), assurer la campagne de CET, établissement des attestations de congés lors de départ d'agents;
- Avancement: établissement des tableaux et rédaction des fiches de proposition;
- Mobilité: accompagnement des agents dans leurs démarches en lien avec la DRH;
- Entretien professionnel: assurer le suivi de la campagne via ESTEVE et s'assurer que l'intégralité des comptes-rendus sont signés (hors recours) et enregistrés sur le réseau;
- Assistant local de la sécurité des systèmes d'information (ALSSI): application des mesures de sécurité numérique de manière opérationnelle en lien avec le RSSI.

Toutes ces missions s'effectuent en binôme avec la cheffe de cabinet.
2/- La gestion et suivi du budget de fonctionnement du SHFD (environ 400K€):
- Recensement des besoins des pôles et études de faisabilité;
- Collecte et analyse des éléments;
- Préparation des réunions de dialogues de gestion;
- Élaboration et suivi des tableaux de bord en lien avec les éléments transmis par la DEPAFI;
- Suivi des dépenses de déplacement des agents en liaison avec la secrétaire du service et la correspondante administrative du C2MI (administrateur Chorus DT);
- Établissement des demandes d'achat, des services fait, gratifications des stagiaires, factures RNF, fiches de communication, ordres à payer (en l'absence du gestionnaire budgétaire);
- Référent contrôle interne financier adjoint et référent carte achat.

Toutes ces missions s'effectuent en binôme avec le/la gestionnaire budgétaire placé.e sous son autorité directe.

3/- Autres missions:
- Suppléer en cas de besoin le secrétariat du service (gestion du téléphone, tenue de l'agenda, enregistrement du courrier dans MAARCH) lorsque la titulaire est absente et que la réserviste n'a pu être convoquée;
- Participer à la communication du service (intranet, article, etc.);
- Organiser les moments de convivialité.
En l'absence de la cheffe de cabinet, le/la titulaire du poste a autorité sur le secrétariat.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Une habilitation au secret de la défense nationale est requise.
Réactivité, discrétion, sens de l'organisation, rigueur et polyvalence.
Disponibilité lors des périodes de fin de gestion (octobre/novembre).

Domaine(s) fonctionnel(s) :
Administration générale
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l'emploi-type :
Code fiche de l'emploi type1 (RMFP) : FP2ADM01

Groupe RIFSEEP :2 (pour les fonctionnaires)
Durée attendue sur le poste: 3 ans
Vos perspectives:
Le chef du pôle affaires générales est un collaborateur immédiat et quotidien du préfet, chef du SHFD et de son adjoint, le sous-directeur de la protection du ministère. Ses missions sont transverses et impactent l'ensemble des agents du service. A ce double titre, il bénéficie d'une forte visibilité en interne comme dans le dialogue avec les autres directions et services du ministère. Cette visibilité est un atout pour toute évolution de carrière, dans le domaine de la sécurité et au-delà.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau pratique requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Avoir des compétences budgétaires et comptables -niveau pratique requis
Avoir des compétences juridiques -niveau maîtriserequis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe -niveau maîtriserequis
Savoir s'organiser -niveau maîtrise requis
Savoir appliquer la réglementation -niveau maîtrise requis
Savoir analyser -niveau maîtriserequis
Savoir manager -niveau maîtriserequis
Savoir rédiger -niveau maîtriserequis
Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines- niveau maîtrise requis
savoir accueillir - niveau maîtrise requis
savoir s'adapter- niveau maîtrise requis

Autres: Le poste exige de la fermeté dans l'application des principes de gestion mais aussi un sens de l'écoute et de la diplomatie à l'endroit des agents. Rigoureux, calme et précis, le titulaire travaille en liaison étroite avec la cheffe de cabinet mais aussi le sous-directeur et le chef de service. Il leur apporte sa compétence technique autant que son appréciation sur l'impact prévisible de leurs décisions. Par sa connaissance des textes et du contexte, il joue un rôle de conseiller de proximité et de confiance auprès de sa hiérarchie. Cette proximité fait qu'il n'est jamais laissé seul face aux situations difficiles. Il noue également des relations privilégiées avec le secrétariat du service.

• Gestion de l'emploi du temps
• Études de faisabilité
• Gestion des ressources humaines
• Rigueur et méthode
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation