Assistant Archiviste Gestionnaire de Dossiers RH H/F - Direction des Finances, des Achats et des Services

Le bureau des archives (ARCH) est chargé de concevoir, mettre en oeuvre et contrôler l'application de la politique d'archivage de l'administration centrale, des établissements publics, agences, comités et associations sous tutelle, en application du code du Patrimoine livre II.

Missions de la section classothèque :
Au sein du bureau des archives, l'équipe classothèque a la charge de la gestion matérielle des dossiers d'agents. Elle assure la prise en charge des dossiers individuels, leur intégration dans la base de gestion, ainsi que les demandes de communication de dossier depuis le prélèvement en classothèque jusqu'à la livraison à la DRH. Elle effectue les intégrations de pièces, contrôle régulièrement la fiabilité des dossiers (audit de la présence des pièces constitutives et réalise les opérations d'archivage.

Effectif du bureau (répartition par catégorie) : 1 conservateur du patrimoine (Chef du bureau) et 2 adjoints (A) + 1 agent Culture (A) Equipe « archives » : 2 catégories A, 4 catégories B, 1 catégorie C Equipe « classothèque » : 1 responsable (B), 4 agents (B ou C)

Activités principales :
Sous l'autorité du responsable de l'équipe de gestion de la classothèque et en liaison étroite avec l'adjointe au chef de bureau chargée des relations avec les services, le (la) gestionnaire des dossiers RH assure :

Dans le cadre de la gestion des archives courantes et intermédiaires :
- Communication des dossiers aux gestionnaires de la DRH et leur retour : levée des demandes dans le système d'information, livraisons aux gestionnaires de la DRH sur le site de la tour Olivier de Serres (TODS) et, collecte des retours et rangement des dossiers retournés en classothèque,
- Gestion des espaces de conservation : magasinage, refoulement, application des règles de sécurité
- Tenue des dossiers RH : classement de pièces nouvelles, tri, contrôles
- Versement en archives intermédiaires des dossiers de carrière clos

Dans le cadre des chantiers de réévaluation des fonds d'archives intermédiaires :
- Contribution aux chantiers d'échantillonnage des dossiers individuels
- Versements aux Archives nationales : tri, rédaction des inventaires en format SOSIE

Activités annexes :
- Préparation matérielle des dossiers à transférer vers la nouvelle administration
- Gestion de la traçabilité des flux d'archives (logiciel Ligéo)
- Participation au futur chantier de numérisation des dossiers de carrière : fiabilisation des lots de dossiers à numériser, contrôle des opérations de numérisation par le prestataire.

Partenaires institutionnels :
Direction des ressources humaines : services en charge de la gestion des carrières, de la paye et des pensions

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)
Connaissances :

- Principes de l'archivistique (cadre légal, communicabilité, déontologie) : A
- Procédures et outils de gestion des archives (records management, communication) : M
- Connaissances liées aux ressources humaines : A
- Principes de la description archivistique et standard d'encodage (SOSIE) : M
- Outils bureautiques (suite Office, outil SIRH) : M
- Règles d'hygiène et de sécurité : A

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Sens de la rigueur et de l'organisation****
- Autonomie***
- Sens des relations humaines***
- Discrétion professionnelle***

Savoir-faire :

- Travail en équipe : M
- Gestion et tenue des dossiers de personnel : M
- Gestion du temps : M
- Gestion du temps, des flux et des stocks : M
- Traitement et classement des fonds : M

• Créativité
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Norme QHSE
• Autonomie
• SIRH