Secrétaire d'Accueil H/F - Apf France Handicap Interim

La Secrétaire d'Accueil (H/F) est chargée d'accueillir les visiteurs et de prévenir les personnes concernées de leur arrivée et de répondre au téléphone. Elle a également en charge la gestion du courrier et une mission d'information et de communication.Offre réservée aux personnes bénéficiaires de la RQTHQualificationsAccueil et standard : Distribuer les communications et prendre les messages en cas d'absence des correspondants,Communiquer les messages à leurs destinataires par tous supports disponibles (notamment intranet),Créer un répertoire contenant les adresses et numéros de téléphone des appels les plus fréquents, o Gestion du courrier :Distribuer le courrier extérieur (avant 10h30) à chaque service qui doit lui-même faire son tri,Gérer le courrier interne en prévenant les services en cas d'urgence,Vérifier toutes les heures la réception des fax et prévenir les intéressés en cas d'urgence, Taper les courriers de la Direction,Affranchissement du courrier,Préparer des mailings pour les écoles à la demande du service des Ressources Humaines,Suivi des visites médicales.Maintenir propre l'accueil entre les passages des entreprises de nettoyage.Information et communication :Tenir à jour les plannings des salles de réunion (tableaux nets),Tenir et mettre à jour un cahier des visites de l'entreprise,Recenser et archiver les journaux professionnels en mettant en place une revue de presse,Informer les intéressés sur le standard,Gérer les déplacements (trains, avions, hôtels).Administratif :Gérer diverses tâches administratives incombant à son poste.La Secrétaire d'Accueil s'engage enfin, à respecter toutes les nouvelles directives et/ou consignes énoncées par son supérieur hiérarchique et à accepter toutes les missions annexes qu'il pourrait lui confier, dans le cadre de ses compétences et de son expérience professionnelle.La Secrétaire d'Accueil occupe une fonction transverse. Il est donc primordial de veiller à ce que le lien créé avec les différentes parties prenantes soit fluide et optimal.

Experience: 1 An(s)Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Bureautique et outils collaboratifs,Communication interpersonnelle,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Principes de la relation client,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du stress,Techniques de présentation,Techniques de prise de notes,Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative,Titre professionnel employé administratif et d'accueil,Utilisation de logiciels de tableur,Utilisation d'une machine à affranchir,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion des plaintes et des réclamations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Garantir un suivi administratif,Gérer des situations de crise ou d'urgence,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Surveiller les systèmes de sécurité de l'entrée,Utiliser les outils numériquesLangues: Anglais souhaité,Français souhaitéQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Activités des agences de travail temporaireListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Traitement de texte
• Tableur
• Logiciels bureautiques
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Relation client
• Gestion du stress
• Traitement du courrier
• Conception de dossiers de presse
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Prise de note