Hôte-Hôtesse Accueil Polyvalent·e H/F - Afometra Formation en Sante au Travail

Le Poste de travail Hôte-esse polyvalent(e) de PRESANSE est partagé avec l'AFOMETRA qui occupe les mêmes locaux.Le poste est à pourvoir le 25 aout pour une intégration. Les entretiens auront lieu du 18 au 21 aout.ACCUEIL- Accueillir et orienter les visiteurs (stagiaires, formateurs, administrateurs, prestataires.)- Exercer une vigilance sur les personnes entrantes, s'assurer qu'elles sont attendues.- Assurer l'accueil téléphonique et rediriger les appels vers les correspondants concernés.- Réceptionner et dispatcher le courrier arrivé.- Être à l'écoute, se positionner en personne ressource pour les visiteurs qui ont besoin de renseignement, d'un taxi, d'un hôtel, qui cherchent une adresse etc.- Maitriser l'ouverture / fermeture et la mise sous alarme du bâtiment.GESTION ADMINISTRATIVE- Mise à jour la base de données des contacts et adresses des adresses postales et mails (EUDONET),- Tenir le support de réservation des salles et superviser les affectations de salles. - Confirmation des menus des formations assurées par l'AFOMETRA- Suivre les stocks de consommables et de petites fournitures de bureau et passer les commandes de renouvellement. Prendre en charge les livraisons courantes ; Assurer la réception et la manutention,- Participer aux campagnes de mise sous pli et d'envoi en nombre des courriers.- Affranchissement et Envoi du courrier - Réserver sur demande des tables dans les restaurants du quartier pour les gens qui participent à des réunions sur la journée.- Sortir la poubelle et s'assurer tout au long de la journée de la propreté des locaux et alerter le cas échéant.- Participer à la démarche de progrès des 2 structures.COMPETENCES Savoirs- Maitriser l'accueil physique et téléphonique.- Connaitre l'organisation interne de PRESANSE.- Posséder les techniques et outils de communication liés au poste. Savoir-faire et/ou compétences associées- Utiliser l'outil informatique, Word, Excel, Outlook.- Utiliser Logiciel EUDONET- Prioriser ses tâches en cas d'affluence.- Traiter simultanément plusieurs demandes.Savoirs-être- Relayer une image positive des 2 structures.- Avoir de la méthode, de la rigueur, le sens de l'organisation.- Faire preuve d'autonomie, d'initiative, de discrétion, de disponibilité.- Contribuer aux bonnes relations de travail.

Experience: 3 An(s)Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Maintenir une communication claire et professionnelle,Relayer de l'informationQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Outlook
• SGBD
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Autonomie
• Excel
• Word
• Pro-activité
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Manutention
• Sens de l’organisation
• Empathie