Gestionnaire Administratif de Scolarité Réf. 46282 H/F - Sorbonne Université – Faculté des Lettres

Le poste est dédié à la Direction des Études et de la Vie Étudiante, au sein de la direction adjointe en Formation et Scolarité. La direction adjointe Formation et Scolarité accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l'expertise de la DEVE pour l'utilisation des applications satellites du SIE de l'université. Le Service des Examens et des diplômes a pour mission de garantir et délivrer les diplômes nationaux LMD, Licence et Master et les diplômes intermédiaires, DEUG et maîtrise, DEA ainsi que les diplômes d'université (DU), les certificats (PIX et CLES). Il assure une veille réglementaire, contrôle son application lors de la délivrance des diplômes (règles nationales et modalités de de contrôle des connaissances fixées chaque année par l'université).
Fonction : Gestionnaire administratif.ve de scolaritéEmploi-type : Technicien.ne en gestion administrativeCatégorie : BCorps : TechBAP : JPoste ouvert aux titulaires et aux contractuels.Activités principales :Renseigner les étudiants sur les conditions de délivrance des diplômes par téléphone, courrier et mailTraiter les demandes de délivrance de diplômes et en suivre l'évolution, version papier et version dématérialisée : vérification de l'état civil, des résultats (bonnes saisies des validations acquis, notes et résultats obtenus). En cas d'anomalie, solliciter les UFR, les centres de gestion ou les écoles internes afin de faire réaliser les modifications desdossiers étudiants dans ApogéeRechercher, vérifier et le cas échéant reconstituer les cursus suite aux demandes des organismes de verification de cursus/diplômesAppliquer les modalités de contrôle des connaissances (MCC)Éditer les diplômes, les annexes descriptives, les attestations de diplômes, les duplicatas et réaliser les envois aux diplômés en courrier recommandé sans accusé (en France et à l'international)Gérer le suivi des retours de diplômes non remis à leurs destinatairesRelancer les dossiers en attente de modification par les collaborateursSuivre et traiter les demandes d'édition de diplôme dans le cadre de convention spécifique : communication constanteavec les enseignants responsables de ces formationsAppuyer la cheffe de service, en cas de nécessité, pour la gestion des diplômes à destination des cérémonies de remise France et à l'étrangerAccompagner les nouveaux arrivants au sein des structures collaboratrices (UFR, centres de gestion) notammentdans le cadre des régularisations de dossiersLe cas échéant, autres activités du poste :Classer et archiver l'historique des réglementations nationales et les modalités de contrôles des connaissancesParticiper à l'élaboration ou à la mise à jour des formulaires ou fiches d'information à l'attention des étudiantsContribuer à la comptabilisation des statistiques sur l'activité du serviceEffectuer les commandes de fourniture auprès du secrétariat de la DirectionConduite de projets : NonEncadrement : Non

Connaissances transversales requises :Connaissance de l'enseignement supérieur de la réglementation en vigueur et des MCCMaîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint...)Maîtrise du logiciel de scolarité APOGEE et de l'application GLPISavoir-faire :Capacité à planifier son travailAptitude à travailler en équipeCapacité à informer et rendre compte à sa hiérarchieCapacité à rechercher l'information, la vérifier et la classerCapacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externesCapacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriéeSavoir-être :Bon relationnelRéactivitéDisponibilité en période de forte activitéAutonomieOrganisation et rigueurSens du service publicConfidentialité

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