Assistant - Secrétaire de la Sous-Direction Spib2 et du Bureau Spib-2A H/F - Service Public

Rattaché à la sous-direction du budget, de l'achat et de l'immobilier (SPiB2) du service stratégie, pilotage et budget, le bureau SPiB2A « Pilotage du budget et synthèse budgétaire » est responsable du programme 156 « gestion fiscale et financière de l'État et du secteur public local. ».
Il est chargé de :
- l'élaboration et du suivi de l'exécution du budget de la DGFiP (crédits du programme 156 ), en lien avec la direction du Budget ;
- la gestion budgétaire du plafond d'autorisations d'emplois, du suivi du schéma d'emplois et du pilotage de la masse salariale de la DGFIP ;
- l'exécution de certaines dépenses et recettes au niveau central ;
- du pilotage des processus d'exécution des dépenses et des recettes en environnement CHORUS des services prescripteurs de la DGFiP ;
- du déploiement du contrôle interne budgétaire auprès des gestionnaires de la DGFIP ;

Le rôle de l'assistant(e) de direction consiste à assurer notamment les tâches ci-dessous :

- gérer l'agenda de la sous-directrice et de la cheffe de bureau,

- gérer la messagerie et le courrier entrant et sortant de la sous-direction et du bureau SPIB-2A, en assurer le suivi et la diffusion;

- coordonner les dossiers avec le secrétariat de la cheffe de service SPIB, le cabinet de la Directrice Générale, et utiliser l'application Dossiel ;

- maintenir la liaison avec les secrétariats du service SPiB ainsi que les autres bureaux de centrale, relations avec le réseau de la DGFiP;

- assurer la diffusion des notes du bureau, fiches internes et messages, en soutien des équipes ;

- organiser les réunions en présentiel ou au format hybride
(audioconférences/visioconférences) et contribuer à la préparation des évènements du bureau;

- assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs et visiteurs ;

- gérer la publication des documents sur l'intranet de la DGFIP;

Autres missions spécifiques :
- gestion des congés et de temps de travail dans l'outil de gestion des ressources humaines;

- publication des fiches de poste et organisation des procédures de recrutement du bureau SPIB-2A;

- gestion de diverses campagnes RH de l'administration centrale;

- gestion du parc informatique et téléphones du bureau, commande de matériel informatique, accessoires, licences pour l'ensemble de l'équipe du bureau;

- gestion de la logistique du bureau: téléphonie, serrurerie, mobilier, photocopieur, signalétique, nettoyage et commandes de fournitures de bureau,

- en bonne entente avec les autres assistantes intérim de manière occasionnelle pendant les absences et les congés

Qualités attendues du candidat :

Savoir-faire :
- Excellente connaissance des outils de bureautique et collaboratifs (traitement de texte, tableur, conception de présentations et de diaporamas sous Libre Office et/ou Microsoft Office)
- Sens de la communication
- Appétence pour le travail en équipe
- Capacités rédactionnelles confirmées

Savoir-être :
- Loyauté / discrétion / grand sens de la confidentialité
- Aisance relationnelle
- Sens de l'organisation
- Autonomie
- Rigueur
- Réactivité et disponibilité

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Tableur
• Compétences ménagères
• Autonomie
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Conception de diaporamas
• Serrurerie
• Sens de l’organisation