Les missions du poste
W Hunt, cabinet de recrutement international, recherche pour un cabinet d'avocats anglo-saxon de premier rang basé à Paris, un Executive Assistant bilingue anglais (H/F) en CDI.
Au sein d'un environnement international exigeant et en lien direct avec plusieurs Associés (Partners), vous assurez un rôle clé de support stratégique et opérationnel afin de faciliter leur activité quotidienne et contribuer efficacement au développement de leur pratique.
Vous intervenez auprès d'équipes spécialisées sur des dossiers à forte valeur ajoutée, en interaction avec des clients internationaux, des avocats et différents départements internes.
Vos principales responsabilités seront les suivantes :
- Gestion d'agendas complexes : Organisation et optimisation des agendas des Associés, planification des réunions, conférences téléphoniques et rendez-vous internationaux en tenant compte des contraintes de fuseaux horaires et des priorités.
- Organisation des déplacements : Gestion complète des voyages professionnels (réservation de vols, hôtels, transferts, préparation des itinéraires, documents de voyage et informations nécessaires).
- Gestion de la relation client et des communications : Traitement des appels, emails et demandes clients avec professionnalisme, filtrage des sollicitations et orientation vers les interlocuteurs appropriés.
- Assistance à la gestion des dossiers : Suivi administratif des dossiers clients, organisation et classement des documents, gestion documentaire rigoureuse et respect absolu de la confidentialité.
- Préparation de documents et supports : Mise en forme et préparation de documents juridiques, présentations, supports commerciaux, propositions clients et correspondances en français et en anglais.
- Gestion de la pratique des Associés : Participation au suivi de l'activité, coordination des échéances, suivi des travaux en cours, collaboration avec les équipes financières sur la facturation et le suivi administratif des dossiers.
- Développement commercial et marketing : Contribution à la préparation des pitchs clients, appels d'offres et présentations commerciales en collaboration avec les équipes Business Development.
- Coordination avec les équipes internes : Collaboration quotidienne avec les différents départements du cabinet afin d'assurer une organisation fluide et efficace des activités.
- Gestion de projets ponctuels : Participation à des missions transverses nécessitant autonomie, sens de l'initiative et capacité à proposer des solutions adaptées.
Compétences requises
- Gestion de l'emploi du temps
- Relations commerciales
- Anglais
- Conduite de projet
- Autonomie
- Relation client
- Pro-activité
- Français