Assistant·e Administratif·ve Scolarité Gestionnaire du Master Psl Ingénierie de la Sante H/F - Ecole supérieure de physique et de chimie industrielles de la Ville de Paris

Dans le cadre du nouveau Master au sein de PSL, elle/il intervient de manière transversale à la réalisation des diverses tâches au sein de la Direction des études à laquelle elle/il est rattaché.e, et devra s'approprier l'usage des logiciels spécifiques (Oasis/ CIRIL).

Elle/il interagira fréquemment avec le/la directeur.trice de la mention ingénierie de la santé et avec les responsables des parcours du master.

Le poste sera basé à l'Espci mais la personne pourra être amenée à se déplacer sur le site de Paris Santé Campus dans le 15ième arrondissement.

Gestion administrative et logistique à l'enseignement du master

· Accueil des enseignants vacataire et titulaire (création de compte, badge)

· Rédaction, réception et archivage de documents administratifs des enseignants et vacataires

· Traitement des demandes de vacations (report dans le tableau de service, validation des vacations)

· Traitement des dépenses de fonctionnement (réception des factures, suivi du bilan)

· Organisation logistique des examens et des cours (réservation de salles, communication du planning, gestion de l'emploi du temps)

Gestion administrative et logistique à la scolarité des étudiants du master

· Gestion des candidatures et échanges d'information auprès des candidats

· Gestion des inscriptions et suivi des bourses d'études (Eiffel, Erasmus, PG, ...)

· Assistance administrative pour les étudiants étrangers

· Saisie et gestion des procès-verbaux, bulletins de notes, attestations de scolarité, diplômes

· Traitement des demandes administratives (réception et rédaction des documents administratifs)

· Tri, classement, scan et archivage des documents et données dans le logiciel de scolarité et le partage de la direction des études (notes, conventions d'échange ...)

· Gestion du suivi d'insertion professionnel des étudiants

Gestion administrative et logistique de la coordination du master

· Préparation et saisie des compte-rendu de réunions/conseils (comité pédagogique, conseil de perfectionnement)

· Préparation et organisation des évènements (rentrée, hackaton, remise des diplômes, ...)

· Collecte, tri et présentation des données statistiques annuelles de la promotion

· Collecte et présentation des indicateurs utilisés pour le suivi et l'évaluation du master

· Gestion de l'édition des supports de communication pour la promotion du master (site web, posters, plaquettes...)

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Les tâches peuvent évoluer en fonction des besoins du service.

Le candidat devra maîtriser l'anglais avec un niveau B2/C1 et porter un intérêt à l'environnement scientifique. Il devra être polyvalent sur l'ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes).

Connaissances et qualités recherchées :

Savoir-faire

· Maîtrise de l'anglais écrit et oral niveau B2/C1

· Utilisation des outils informatiques (Excel, Word, Power point)

· Appétence pour les chiffres

· Polyvalence sur l'ensemble des fonctions administratives (rédaction, archivage, tri, prise de notes)

Savoir être

· Capacité d'adaptation, de rigueur et d'organisation

· Savoir gérer les imprévus

· Esprit d'analyse et de synthèse

· Autonomie

· Très bonnes qualités relationnelles

· Travail en équipe

Une connaissance du fonctionnement et de l'organisation de la fonction publique, notamment territoriale, est souhaitée.

Formation requise (ou diplôme) :

Expérience souhaitée :

• Sens du relationnel
• Anglais
• Reporting
• Travail en équipe
• Autonomie
• Excel
• Word
• PowerPoint
• Facturation
• Esprit d'analyse
• Prise de note
• Capacité d’adaptation