Assistante - Assistant de Direction H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

Le bureau des cabinets est la structure d'appui au fonctionnement des cabinets ministériels. Réparti sur trois sites (Grenelle, Descartes, Avenue de France). Ses missions couvrent notamment :la gestion des correspondances officielles ;le suivi des publications réglementaires ;le traitement des questions parlementaires ;l'attribution des distinctions honorifiques ;la gestion des ressources humaines des cabinets et du bureau des cabinets ;la logistique des cabinets et du bureau des cabinets (intendance, informatique, accueil, chauffeurs, etc.).

Assurer, en coordination avec les différents secrétariats de cabinet, le soutien administratif et organisationnel des membres du cabinet, et contribuer au bon déroulement de leurs activités.

Activités prinicpales :

Accueillir physiquement et téléphoniquement les personnalités.

Gérer quotidiennement des agendas complexes et la prise des rendez-vous.

Organiser les réunions : envoi des convocations, réservation des salles, mise à jour du fichier de suivi électronique, transmission aux conseillers concernés.

Gérer les appels téléphoniques et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.

Assurer l'interface avec les autres secrétariats de la structure.

Réceptionner, enregistrer et traiter les courriers (papier et électroniques), en évaluant leur niveau d'urgence.

Suivre les notes soumises au visa du directeur et du directeur adjoint de cabinet avant transmission à la ministre.

Relire et vérifier l'ensemble des courriers émis, corriger les erreurs de forme (orthographe, syntaxe, présentation) et réorienter les documents si nécessaire.

Rédiger certaines correspondances types (notamment lettres de remerciements à la suite d'envois de livres ou d'invitations).

Participer au classement, à l'archivage et à la traçabilité des documents.

SAVOIRS

Connaissance de l'administration centrale et de l'environnement ministériel

Maîtrise des techniques de secrétariat bureautique et des outils bureautiques courant

Classement et archivage

SAVOIR FAIRE

Rédiger, corriger et mettre en forme des documents avec rigueur

Gérer les priorités et respecter les délais

Organiser efficacement les activités (agendas, réunions, suivi des documents)

SAVOIR-ETRE

Discrétion, loyauté et sens de la confidentialité

Rigueur, sens de l'initiative et de l'organisation

Réactivité, disponibilité et adaptabilité

Aptitude au travail en équipe et en brigade, excellent relationnel

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Pro-activité
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Réactivité