Gestionnaire de Scolarité Réf. Ei-1-Re27 H/F - Sorbonne Université – Faculté des Lettres

L'UFR Etudes Italiennes est une des composantes de la Faculté des lettres de Sorbonne Université. L'UFR propose un cycle d'étude de Licence et Master, Bilicences et Majeure/mineure, et une préparation à l'agrégation et au Capes, et un master codiplomation avec La Sapienza.

Le secrétariat pédagogique assure aux étudiant.e.s et aux enseignant.e.s les conditions matérielles et pédagogiques nécessaires au bon déroulement des enseignements.

En partenariat avec les autres instances administratives de l'Université sous la responsabilité de la responsable administrative, il assure l'organisation administrative de toutes les étapes de l'année universitaire.

Localisation :

Campus Malesherbes - 108 Boulevard Malesherbes - 75017 Paris

Fonctions : Gestionnaire de scolarité
Catégorie : C
Corps : TATRF
BAP : J

CDD d'un an.

Missions et activités principales:

Sous la responsabilité de la responsable administrative, la ou le gestionnaire pédagogiquedoit gérer les dossiers des étudiants de l'inscription pédagogique à la saisie des notes sur Apogée pour les étudiants en Licence et Non-spécialistes.

- Assurer l'accueil et l'information des étudiants et des enseignants
- Gérer les dossiers des étudiants de l'inscription pédagogique à la saisie des notes sur Apogée pour les étudiants
- Aider à la préparation des examens en Licence
- Réception téléphonique et individuelle des étudiants : renseignements, conseil et orientation
- Gestion du courrier électronique et postal.
- Élaboration des fiches horaires de ces mêmes Masters
- Gestion des dossiers : inscriptions pédagogiques des étudiants et Non-spécialistes sur le logiciel Apogée et édition de listes par groupe pour les enseignants
- Paramétrage de la saisie des notes à distance et support auprès des enseignants
- Saisie des notes sur Apogée des étudiants spécialistes, non spécialistes ou de LEA
- Préparation des sessions d'examens
- Gestion des emplois du temps: paramétrage dans Apogée des groupes pour les IPWEB

Le cas échéant autres activités du poste:

- Concevoir des supports de communication
- Aide à la gestion des stages

Encadrement: NON

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Notions de base en gestion de scolarité

Savoir-faire :

- Organiser les différentes étapes de l'année universitaire
- Utiliser les outils bureautiques
- Maitriser l'application APOGEE
- Planifier son travail
- Proposer des améliorations
- Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Autonomie
- Organisation et Rigueur

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Traitement du courrier
• Réactivité