Assistant de Direction au Cabinet du Directeur de l'Immobilier et de l'Environnement H/F - Préfecture de Police de Paris

Groupe RIFSEEP: 2
Vos activités principales:
Vous avez la charge d'assurer le secrétariat du Directeur et de son adjointe:
Gestion administrative
- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées en lien avec la cheffe de cabinet et la direction
- Traiter les mails internes et externes
- Distribuer/Orienter le courrier entrant aux différentes sous-directions
- Assurer le suivi et l'enregistrement du courrier entrant et sortant
- Préparer les dossiers de réunion à la demande de direction
- Mettre en forme et diffuser les courriers et notes
- Rédiger à la demande de la direction des notes et courriers
- Assurer le classement, l'archivage et la gestion des documents
- Assurer la gestion des fournitures de bureau et des commandes nécessaires au service
Organisation et planification
- Assurer le suivi des actions décidées en réunion
- Gérer l'agenda et la prise de rendez-vous du directeur/ et des sous-directions
- Organiser les réunions de la direction et des sous-directions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles)
- Gérer les réservations de salles de la direction et des sous-directions
- Assurer l'installation des visioconférences de la direction et des sous-directions
- Préparer les déplacements professionnels (réservations, itinéraires)
Accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Piloter l'orientation des appels téléphoniques
- Gérer les échanges d'informations entre la direction et les différents services
Votre environnement professionnel:
Activités du service
Au sein du Secrétariat Général pour l'Administration du Ministère de l'Intérieur (SGAMI), la Direction de l'Immobilier et de l'Environnement (DIE) conçoit et met en oeuvre la politique immobilière de la Préfecture de Police.
Elle est organisée en 2 sous-directions de la construction et de l'exploitation et un Service Budgets Marchés et Patrimoine.
Un secrétariat général assure la gestion des ressources humaines et des moyens logistiques et informatiques. Une mission stratégie et développement durable, en charge du schéma directeur immobilier régional, produit une réflexion stratégique en matière d'immobilier et de développement durable, de qualité de la construction et de la maintenance.
Enfin, la direction comporte un cabinet et un pôle sécurité, santé, prévention et qualité de vie au travail, qui pilote l'ensemble des mesures de prévention, de santé et de sécurité au travail à l'intention des agents de la DIE et des directions « clientes ».
Composition et effectifs du service
650 agents répartis en une quinzaine de positions et statuts différents, administratifs et techniques
Liaisons hiérarchiques
Cheffe de cabinet et adjointe
Directeur et adjointe
Liaisons fonctionnelles
Services de la DIE, autres directions de la Préfecture de Police,services de l'Etat enIle-de-France, partenaires extérieurs

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau expert à acquérir
Connaitre l'environnement professionnel : niveauexpert à acquérir
Savoir-faire
Savoir analyser : niveau pratique requis
Savoir rédiger : niveau expert requis
Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines : niveau expert requis
Savoir communiquer : niveau maîtrise requis
Savoir s'adapter : niveau expert requis

Vos perspectives:
Par sa dimension transversale, le poste permet d'acquérir une parfaite connaissance des services et du fonctionnement de la préfecture de police dans son ensemble; celle-ci pourra être valorisée dans le cadre des concours de la fonction publique ou d'une mobilité sur un autre poste en cabinet, au sein d'une autre direction support comme au sein d'une direction opérationnelle de la préfecture de police.
Sur ce poste, la candidate ou le candidat pourra par ailleurs développer sa pratique numérique et la valoriser par la suite sur d'autres types de fonctions.
Enfin, la connaissance du secteur immobilier et de ses actualités, opérationnelles ou règlementaires, permettra à la candidate ou au candidat d'acquérir un socle de connaissances précieux dans ce domaine d'expertise recherché (préfectures, direction des finances publiques, collectivités territoriales, etc).

Durée attendue sur le poste: 3 ans

• Développement durable
• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier