Assistant de Direction H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle (MNHN)

La Direction du Grand Site Jardin des Plantes regroupe l'ensemble des services proposés (accueil, billetterie, médiation, exposition et boutiques) au public au sein du Jardin des Plantes de Paris : Grande Galerie de l'Évolution, Galerie des enfants, Galerie de Paléontologie et d'Anatomie comparée, Galerie de Géologie et de Minéralogie, Grandes Serres, ainsi que la Ménagerie - Zoo du Jardin des Plantes.

Sous l'autorité du responsable du pôle des moyens généraux, et en relation étroite avec la directrice et la directrice adjointe du Grand Site du Jardin des Plantes, et au sein de la direction générale déléguée aux Musées et aux Jardins botaniques et zoologiques (DGD MJZ), l'assistant (F/H) de direction assiste la directrice, son adjointe et le responsable du pôle des moyens généraux dans l'organisation quotidienne de leur travail, recueille et traite dans leur domaine les informations nécessaires à la préparation des décisions, ainsi que la gestion de leurs relations internes et externes


Secrétariat de direction

Organiser des réunions et des rendez-vous (Comité de Direction, Comité de pilotage, Comité de projet, etc.) pour l'ensemble des services de la direction ;
Préparer les comptes rendus des Comités de Direction du GSJDP ;
Rédiger des ordres du jour et comptes-rendus ;
Concevoir, rédiger et mettre en forme courriers, notes, rapports et documents administratifs sur différents logiciels du Pack Office ou Suite Adobe ;
Gérer la réservation de salles pour les réunions internes ou non-lucratives (auditorium de la Grande Galerie de l'Évolution, Amphithéâtre de Paléontologie et salle de réunion) via une plateforme numérique ;
Traiter, exploiter les dossiers confiés ;
Suivre le planning et gérer l'emploi du temps de la directrice, de son adjointe et du responsable du pôle moyens généraux ;
Prendre en charge de manière globale les déplacements de la direction et des tiers (ordres de missions, états de frais, bons de commande et certificats administratifs) ;
Gérer le courrier et les parapheurs ;
Etablir des liens, en particulier avec les assistants de direction, des différentes directions du MNHN ;
Classer et archiver les documents/dossiers de la direction (papier et électronique) ;
Planifier, organiser (prévoir matériel vidéo, petit équipement, pauses), et suivre les réunions et les évènements spécifiques ;
Suivre les besoins, commandes et stocks des fournitures de bureau et des petites fournitures informatiques ;
Collaborer à l'accueil des nouveaux agents.

Communication interne

Assurer la circulation de l'information au sein de la Direction du Grand Site Jardin des Plantes et en lien avec les autres directions du Muséum ;
Organiser des évènements internes : séminaires, réunions, etc. ;
Assurer la communication interne : création de mailing liste, diffusion des comptes-rendus et des informations à l'ensemble des services.

Dossiers transverses en lien avec l'agent logistique et maintenance

Suivre le planning des prestations logistiques en lien avec les services ;
Suivre du déploiement et mise à jour de l'état des lieux du parc informatique ;
Collaborer à la mise en place des nouveaux postes de travail.

Savoirs

Connaître l'environnement bureautique ;
Connaître les techniques de communication ;
Avoir des connaissances générales de la réglementation administrative et financière relative à l'établissement ;
Connaître les modes de fonctionnement des administrations publiques ;
Connaître l'organisation et le fonctionnement d'un établissement public.

Savoirs opérationnels

Savoir structurer son travail ;
Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants, agenda électronique et les applications de collaboration (Teams) ;
Maîtriser les méthodes de prise de notes et les techniques d'expression orale et écrite ;
Réaliser des synthèses de documents ;
Savoir hiérarchiser l'urgence des demandes et faire face aux situations d'urgence ;
Savoir prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service ;
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées.

Savoir être

Avoir le sens de l'initiative et de l'organisation ;
Avoir un bon relationnel, être disponible, accueillant, courtois et diplomate ;
Observer une grande discrétion ;
Être réactif et pro-actif ;
Avoir des capacités d'adaptation ;
Avoir le sens des priorités et une réelle capacité d'anticipation ;
Avoir une bonne résistance au stress.

• Gestion de l'emploi du temps
• TEAMS
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Pack Office
• Pro-activité
• Médiation
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Prise de note
• Capacité d’adaptation