Adjoint au Chef du Bureau du Cabinet Chargé des Moyens Généraux et des Opérations H/F - Service Public

Relations fonctionnelles :
- Chef du Bureau du Cabinet
- Sections du Bureau du Cabinet, sur sollicitation et dans le périmètre fixé.
- Bureau des services généraux et services supports (sécurité, immobilier, prestataires), selon les projets.
- Autres services du Secrétariat général (selon sujets).

Placé sous l'autorité directe du chef du bureau, l'adjoint chargé des moyens généraux et des opérations assure le pilotage, la coordination et la continuité des fonctions opérationnelles, logistiques et de soutien du Bureau du cabinet. En lien étroit avec les services du secrétariat général, notamment le Bureau des services généraux, il constitue le relais opérationnel du chef du bureau pour le fonctionnement quotidien du cabinet ministériel et de l'Hôtel de Valois. Membre de l'équipe de direction, il contribue à l'organisation, à la modernisation et à l'amélioration continue des services placés sous son autorité.

L'adjoint chargé des moyens généraux et des opérations sera notamment chargé d'assurer les missions suivantes :

1. Piloter les moyens généraux et les opérations
- Coordonner les activités relevant de son périmètre et veiller à leur bonne exécution ;
- Organiser la continuité de service, arbitrer les priorités et assurer la circulation de l'information ;
- Conseiller le chef du bureau et contribuer au suivi budgétaire ainsi qu'aux outils de pilotage.

2. Coordonner la logistique et les moyens de mobilité
- Superviser les fonctions de soutien, les équipements, les espaces de travail et les prestations ;
- Encadrer les conducteurs automobiles et optimiser les moyens de mobilité ;
- Assurer le suivi des travaux, aménagements et implantations en lien avec le secrétariat général et les prestataires.

3. Superviser les activités protocolaires et événementielles
- Coordonner les opérations protocolaires et les manifestations organisées à l'Hôtel de Valois ;
- Garantir la qualité des dispositifs d'accueil, des prestations et des espaces de représentation ;
- Superviser les visites institutionnelles, les tournages ainsi que le suivi des mouvements d'oeuvres et de mobilier.

4. Contribuer à la sécurité et à la continuité de fonctionnement
- Sous l'autorité du chef du bureau, officier de sécurité du site de Valois et en lien avec le BSG :
- Assurer le relais opérationnel sur les questions de sécurité, de sûreté et de continuité d'activité ;
- Participer au suivi des dispositifs de protection, à l'évaluation des risques et à la gestion des situations sensibles ;
- Veiller à la diffusion et à l'application des consignes de sécurité.

5. Manager les équipes et accompagner les évolutions
- Encadrer les responsables de section, fixer les objectifs et accompagner les agents ;
- Participer aux recrutements, à la formation, à la prévention des risques et à l'organisation de la continuité de service ;
- Être force de proposition pour la modernisation des méthodes de travail, le développement des outils de pilotage et la conduite des projets transversaux.

Compétences attendues :

- Expérience en environnement institutionnel, sensible et à forte exposition, idéalement au sein d'un cabinet, d'une administration centrale, d'une préfecture, d'un opérateur public ou d'une grande organisation publique (maîtrise) ;
- Expérience en encadrement d'équipes et en coordination d'activités opérationnelles, logistiques ou de soutien (maîtrise) ;
- Maîtrise des problématiques logistiques, opérationnelles et de continuité d'activité (maîtrise) ;
- Connaissance des enjeux de sécurité, de sûreté des bâtiments, de continuité d'activité et de gestion des situations sensibles ou de crise (maîtrise) ;
- Excellentes capacités d'organisation, d'anticipation et de gestion des priorités (maîtrise) ;

Savoir-être :

- Très bonnes qualités relationnelles ;
- Sens aigu du service public, de la confidentialité et de la discrétion ;
- Grande disponibilité et forte réactivité, compatibles avec les contraintes de fonctionnement d'un cabinet ministériel.

• Recrutement
• Sens du relationnel
• Suivi de chantier
• Plan de prévention
• Analyse des risques
• Contrôle du budget
• Force de proposition
• Management d'équipe
• Réactivité