Assistant de Direction - Syndicat des Eaux d'Ile-De-France H/F - Structures de coopération territoriale

Assurer le soutien administratif et organisationnel pour la Direction Etude et Travaux et le Service Etude de Faisabilité Filière Haute Performance. Garantir la fluidité des processus administratifs, la coordination des agendas, et l'accompagnement des équipes dans leurs missions opérationnelles.

Gestion administrative mutualisée :
Traitement des courriers : mise à jour des tableaux de suivi des courriers sortants et entrants, correction, mise en page et gestion du workflow des courriers
Gestion des calendriers : organisation des réunions de service et des points hebdomadaires, mise à jour des plannings de congés et de télétravail et organisation des réunions internes et externes au Sedif
Gestion des dossiers opérationnels (création, suivi et archivage)
Pilotage et mise en oeuvre du plan de classement papier et numérique
Gestion des besoins et commandes de fournitures de bureau pour le service
Intérim des assistants absents pour la DET ou les autres assistantes de Direction selon les besoins
Participation à des réunions (prise de note...)

Accompagnement administratif spécifique pour la Direction Etudes et travaux (DET) :
Gestion des instances liées à la DET (Bureau, Comité)
Planifie et assure la gestion administrative des Commissions
Gestion du volet administratif des demandes de subvention de l'AESN
Gestion des plannings de l'astreinte
Organisation des déplacements des agents des services techniques
Aide à la gestion des opérations sous Horizon (création numéro d'opération et extraction de tableau de bord)

Accompagnement administratif spécifique pour le service Etudes de Faisabilité et Filières Haute Performance :
Elaboration des documents des chargés d'études : conformité aux modèles, rédaction, vérification de la cohérence (délais, identification de l'opération, adressage ...)
Notification des marchés subséquents et des bons de commande, en collaboration avec les chargés d'études ainsi que la constitution des dossiers marchés pour le suivi de l'exécution
Demandes d'engagement auprès du service pilotage budgétaire, en collaboration avec les chargés d'études
Suivi avec les agents du service fait sur Civil (vérification et relance des agents)
Suivi avec les agents de la mise à jour des opérations sur Horizon (vérification et relance des agents)
Traitement des dossiers de sous-traitance en collaboration avec les chargés d'études
Vérification et correction des rapports aux Bureaux, aux Commisions et aux Comités et intégration sous le logiciel de gestion dédié

Vous êtes fonctionnaire territorial titulaire du grade de rédacteur principal 1ère classe. Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques. Vous possédez de bonnes connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des notions en matière de marchés publics.
Organisé et rigoureux, vous savez gérer les priorités, formaliser les informations, rédiger des comptes rendus et assurer un reporting fiable. Doté d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés.
Réactif, disponible et adaptable, vous faites preuve de discrétion professionnelle et d'un sens aigu de la confidentialité. Votre autonomie, votre rigueur et votre sens de l'organisation constituent des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

• Gestion de l'emploi du temps
• Reporting
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation