Assistant de Direction H/F - France Travail

Finalité
Au sein de la filiale française en plein développement (actuellement 20 personne) d'un groupe pharmaceutique international, apporter un support administratif, organisationnel et logistique à plusieurs directions (Direction Générale, RH, Affaires Pharmaceutiques, Finance) et assurer le bon fonctionnement du siège, dans un objectif d'efficacité, conformité et qualité de service interne.

Poste au statut cadre - forfait annuel 214 jours

Principales responsabilités
1. Support à la Direction Générale et au CODIR

Gestion d'agendas, rendez-vous et déplacements de la General Manager et du CODIR
Organisation des séminaires et événements
Suivi administratif et financier (factures, devis, prestataires RH et services généraux)

2. Office management

Garantie du bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, accueil visiteurs)
Gestion des contrats fournisseurs (téléphonie, hôtels, services) et suivi des coûts
Gestion de la flotte automobile (commandes, suivi, conformité, avantages en nature, amendes)

3. Expérience collaborateur & onboarding

Organisation de l'intégration des nouveaux collaborateurs (planning, logistique, formation)
Coordination du matériel IT et télécom (entrées/sorties)
Gestion des visites médicales
Contribution aux marchés publics

4. Continuité & amélioration

Remplacement ponctuel d'une seconde assistante (pendants les congés)
Proposition d'améliorations des pratiques (voyages, outils, organisation interne)

Profil recherché
Formation & expérience

BTS assistant de gestion / administratif / finance ou équivalent
Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction ou administratif

Compétences clés

Français & anglais courant - compte tenu des échanges quotidiens à l'acrit et à l'oral avec les autres filiales du Groupe, la pratique de l'anglais à l'écrit et à l'oral est impérative (des tests seront effectués lors des entretiens)
Maîtrise des outils bureautiques (incluant l'utilisation de l'IA)
Travail en mode projet
La connaissance de l'industrie pharmaceutique n'est pas impérative mais sera un plus.

Qualités personnelles

Organisation et sens des priorités
Sens du service
Rigueur et attention aux détails
Capacité à travailler en transversal
Polyvalence et adaptabilité

En résumé
Poste central, très transversal, combinant assistanat de direction, office management et expérience collaborateur, avec une forte dimension de coordination, de gestion opérationnelle et d'amélioration continue au sein du siège.

Experience: 4 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Principes de base en comptabilité,Utilisation de logiciels de présentation,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Assurer la gestion administrative d'une activité,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais exigé,Français exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Recherche-développement en autres sciences physiques et naturelles

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Intelligence artificielle
• Gestion des visites médicales
• Facturation
• Français
• Logiciels de présentation-diaporama
• Capacité d’adaptation