Gestionnaire Administratif·ve -Stage Relations Internationales H/F - Université Paris Cité

RÉSUMÉ DU POSTE
Assurer la gestion administrative des stages et des relations internationales au sein du service de la
scolarité de l'UFR de Pharmacie

1- Référent stage
- Mise en place et gestion avec l'enseignant référent et en coordination avec la Faculté de pharmacie
de l'Université Paris-Saclay de la procédure régionale d'agrément du statut de pharmacien-maître de
stage, actualisation et publication de la liste des maîtres de stages
- Veille juridique, actualisation des conventions
- Coordination et appui aux gestionnaires d'années (plus de 2000 conventions gérées par an)
- Gestion en relation avec les gestionnaires du 2ème cycle de la procédure de choix des affectations
pour le stage hospitalier de 5ème année
- Mise en place de la gestion et du suivi des conventions sur l'application PStage
- Etablissement de données statistiques annuelles
2- Accompagnement Santé et Handicap (ASH)
- Réception des PAEH envoyés par le pôle handicap
- Elaboration du fichier ASH (noms, année, enseignements suivis, aménagements examens etc..)
- Elaboration du fichier Examens par année d'étude pour les TM
- Vérification des listes d'émargements UE et UELC/UMR
- Organisation de la mise en place d'aménagements particuliers (chaise, ordinateur, secrétaire

- Vérification des absents TM aux examens et transmission au référent pédagogique
- Diffusion des annonces du relais handicap
3- Relations internationales (RI)
- Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des étudiants entrants année N+1 ou semestre +1
- Saisir et mettre à jour la base de données dédiée au suivi des étudiants MOVE ON
- Organisation des sessions 2 oral avec les enseignants et convocation étudiants
- Départ étudiants (édition des relevés de notes, attestation fin séjour à signer)
- Suivre les dossiers des étudiants sortants en collaboration avec les responsables pédagogiques
- Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Procéder au classement et à l'archivage des documents administratifs
- Traiter et diffuser des informations internes et externes
- Conversion des notes avec coordinateur pédagogique et mise à jour sur APOGEE

Connaissances
- Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel) ;
- Maîtriser l'organisation et le fonctionnement d'un service de scolarité, idéalement dans le cadres
des études de santé et particulièrement des études pharmaceutiques ;
- Posséder une culture administrative et juridique ;
- Savoir respecter et mettre en oeuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la
scolarité : accréditation, inscriptions, admissions, examens, vie étudiante.
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Maîtriser les outils informatiques et multimédias nécessaires au suivi des stages (PStage)
- Bonne connaissance du logiciel PStage (formation possible) ;
- Connaissance logiciel APOGEE
- Avoir le goût du travail en équipe
- Savoir transmettre les informations ;
- Se rendre disponible dans les périodes d'activité intense et faire preuve d'écoute envers les
personnels et usagers ;
- Être rigoureux et méthodique ;
- Savoir résister aux pressions et apaiser les tensions.
Savoir-être - Compétences comportementales
- Rigueur / Fiabilité / autonomie

• SGBD
• Travail en équipe
• Multimédia
• Veille juridique
• Autonomie
• Rigueur et méthode