Office Manager H/F - Turner & Townsend

Turner & Townsend est une entreprise mondiale de services professionnels comptant plus de 22 000 collaborateurs dans plus de 60 pays.En travaillant avec nos clients dans les secteurs de l'immobilier, des infrastructures, de l'énergie et des ressources naturelles, nous transformons ensemble les projets pour obtenir des résultats qui améliorent la vie des populations. Notre approche partenariale permet de réaliser les projets et programmes les plus ambitieux au monde, en transformant les défis en opportunités et la complexité en réussite.Nos expertises couvrent la gestion de programmes et de projets, la gestion des coûts, des actifs et des activités commerciales, le pilotage et la performance, les achats et la chaîne d'approvisionnement, le net zéro ainsi que les solutions numériques.Nous sommes majoritairement détenus par CBRE Group, Inc., la plus grande société mondiale de services et d'investissements immobiliers commerciaux, tandis que nos partenaires conservent une participation minoritaire significative. Turner & Townsend et CBRE collaborent pour offrir aux clients la meilleure expertise en gestion de programmes, de projets et de coûts sur les marchés du monde entier.Veuillez consulter notre site web :
Mission principaleEn tant qu'Office Manager, vous assurez le bon fonctionnement quotidien des bureaux et apportez un support clé aux équipes opérationnelles et de direction. Vous êtes un véritable point central pour la coordination administrative, logistique et organisationnelle de l'entreprise.Responsabilités principalesGestion du courrier & des envoisGérer le courrier entrant et sortant (tri, distribution, affranchissement, gestion des colis)Coordonner les envois avec les équipes internes et les prestataires (La Poste, transporteurs)Administration & gestion des fournisseursSuivre les fournisseurs et les factures via D365 en collaboration avec l'équipe FinanceSaisir, contrôler et relancer les facturesSuivre le budget des consommables et proposer des optimisationsGestion des bureaux & logistique (incluant EPI)Garantir le bon fonctionnement quotidien des bureaux et anticiper les besoinsSuperviser les prestataires (notamment nettoyage)Préparer et organiser les salles de réunionAssurer la gestion de l'archivage physique et numériqueGérer les stocks et commandes (fournitures, papeterie, café, etc.)Réceptionner et distribuer les livraisonsGérer le matériel (ordinateurs, écrans, accessoires)Gérer les EPI : commandes, suivi des stocks, distribution et traçabilitéSupport aux équipesAssurer un support administratif quotidienGérer les agendas (management, salles, clients)Organiser les déplacements professionnelsCoordonner l'onboarding des nouveaux collaborateurs (poste, matériel, accès, badges)Être un point de contact logistique pour les collaborateursProjets & conformitéParticiper à des projets internes transversesContribuer aux initiatives Health & SafetyPréparer présentations et rapportsCoordination opérationnelleÊtre l'interlocuteur principal de l'hospitality management de la tourCoordonner la logistique des événements internesOrganiser l'accueil des visiteursRelations avec les services de l'immeubleParticiper aux réunions de coordination (sécurité, exploitation, hospitality)Gérer les demandes de maintenance (ticketing, suivi, relances)Suivre les devis et interventionsCoordonner les prestataires (maintenance, télécom, fibre, nettoyage, etc.)Assurer le lien avec le restaurant inter-entreprises (RIE)Gestion des accès & sécuritéGérer les badges (commandes, stocks, attribution)Coordonner leur encodage avec les services de la tourGérer les casiers et les registres associésTenir à jour le registre des visiteursIT & équipementsCoordonner avec l'équipe IT les achats et remplacements de matérielAssurer la configuration de base des équipements (laptops, accessoires)Gérer la flotte IT (ordinateurs, téléphones, écrans)

Minimum 3 ans d'expérience sur un poste similaireMaîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)Français et anglais courants (écrit et oral)Sens de l'organisation, rigueur et autonomieExcellente orientation service et esprit d'équipeProactivité et capacité à anticiper les besoinsTrès bonnes qualités relationnelles et capacité à collaborer avec des interlocuteurs variés

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Anglais
• Logiciels bureautiques
• Compétences ménagères
• Autonomie
• Excel
• Gestion des stocks
• Word
• Pro-activité
• PowerPoint
• Facturation
• Gestion des fournisseurs
• Traitement du courrier
• Français
• Sens de l’organisation