Gestionnaire des Activités de Formation Continue H/F - Muséum National d'Histoire Naturelle (MNHN)

La personne recrutée est chargé(e) de l'organisation de sessions de formations continue et de la gestion administrative des stagiaires : candidatures, contractualisation, enquête de satisfaction et gestion des attestations.

Elle est également en charge de la facturation des actions de formation continue, assure la gestion comptable de la régie de la DIREF, ainsi que de la gestion financière des commandes liées à l'activité de formation continue.

Elle sera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du pôle de formation continue au sein de la DIREF. De par ses fonctions, l'agent travaillera en interaction étroite avec l'agence comptable et le responsable administratif et financier de la DIREF, qui assureront un encadrement fonctionnel dans leurs domaines.

Ses activités principales sont notamment :

Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics de la formation continue
Gérer les aspects administratif des actions de formation (candidatures, contrats, conventions, enquêtes...) et utiliser les outils dédiés (E-candidat , FCA manager)
Organiser la logistique des actions de formation continue en liaison avec les enseignants, les responsables de formation et les intervenants (convocations, réservation, matériel, centre de ressources...)
Contribuer au suivi des relations avec les différents partenaires, entreprises, organismes sociaux, services publics
Veiller au respect des critères qualité Qualiopi et organiser le recueil de preuves pour les formations dont il/elle a la charge.
Contrôler la conformité des conventions de l'ensemble du pôle et facturer les actions de formation continue
Tenu du compte de régie de recette des paiements de la formation initiale (Master-Doctorat et HDR) et de la formation continue en fonction des échéances- relances (paiement par virement, chèque ou en ligne via Paybox).
Piloter l'activité facturation / régie de la formation continue et en rendre compte à l'aide de tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité.
Classer et archiver les justificatifs des opérations financières et/ou comptables
Relations professionnelles :

En interne : équipes de la DIREF, secrétariat général administratif de la DGD-REVE, agence comptable

En externe : Apprenants, formateurs extérieurs, partenaires institutionnels, partenaires privés français et étrangers, fournisseurs

Formation souhaitée :métiers de la gestion administrative et financière, comptabilité

Connaissances

Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
Finances publiques, règles et technique de la comptabilité
Système d'information budgétaires et financiers
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Notions relatives aux droits dispositifs de formation initiale et continue
Notions sur la réglementation et programme de financement de la formation continue

Compétences opérationnelles

Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
Appliquer des procédures et des règles
Assurer le suivi des dépenses et des recettes
Savoir réguler des dysfonctionnements
Mettre en oeuvre et optimiser des procédures de gestion
Concevoir des tableaux de bord
Savoir rendre compte et travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Assurer une veille
Maîtrise des outils de bureautique, la connaissance de FCA manager et SIFAC serait appréciée

Compétences comportementales

Autonomie et goût du travail en équipe et sens de l'écoute
Aisance relationnelle avec un public varié (enseignants, étudiants, entreprises)
Rigueur et organisation
Sens de la confidentialité
Rigueur, fiabilité ;
Capacité d'analyse
Sens de l'organisation, adaptabilité ;
Capacité d'initiative.

• Diagnostic de pannes
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Autonomie
• Réalisation d'enquêtes de satisfaction
• Sifac
• Pro-activité
• Gestion des ressources financières
• Facturation
• Formation du personnel
• Esprit d'analyse
• Système d'information