Gestionnaire Administratif Réf. 2026-1379 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

La Cellule de soutien aux structures de l'Alliance Sorbonne Université est constituée de deux Pôles, le Pôle de suivi des Projets ANR et le Pôle de gestion administrative et financière de l'Alliance Sorbonne Université.

Le Pôle gestion administrative et d'exécution budgétaire comporte un responsable de pôle et 4 gestionnaires. Il a pour mission d'accompagner les Instituts et les Initiatives ou les projets ANR.

Fonctions :Gestionnaire administratif-ve

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 3 ans.

Mission :

Au sein de la CASU, sous l'encadrement du responsable du pôle de gestion, il/elle réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions

Activités principales :

- Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
- Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, vérification et liquidation états de frais, etc.)
- Gérer les titres de recettes
- Préparer les conventions de financements/reversements et les décisions attributives et suivre leurs échéances
- Préparer les dossiers pour le paiement des heures complémentaires et des vacations des personnels
- Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses...en partenariat avec les Instituts et Initiatives
- Assurer la suppléance au sein du pôle pour la continuité de service
- Savoir répondre aux questions ou réorienter vers le bon interlocuteur

L'ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu'en appliquant les procédures dédiées.

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :

- Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
- Participer à la diffusion de l'information concernant le projet en interne et en externe
- Assurer l'interface avec les autres services administratifs
- Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :

- Sifac +, Smartdata, InfoLab

Connaissances transversales requises :

- Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
- Utilisation des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance de l'organisation et le fonctionnement universitaire

Savoir-faire requis :

- Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
- Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs...)
- Hiérarchisation des tâches et organisation de l'activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Savoir-faire :

- Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
- Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
- Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir être :

- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Archivage des données
• Excel
• Sifac
• Word
• PowerPoint
• Gestion des ressources financières
• Traitement du courrier
• Recettes
• Organisation d'activités
• Capacité d’adaptation