Ihedn - Chargé de Projets Sessions en Région H/F - Service Public

Le DRS est, au sein de l'IHEDN, opérateur de la formation en région (session en région et cycles jeunes), de l'intelligence économique, des cycles destinés aux personnels civils des armées ainsi que du cycle conjoint avec l'IHEMI.

Chaque équipe de réalisation d'une formation est constituée :

- d'un responsable opérationnel et d'un responsable pédagogique ;

- d'un ou plusieurs chargés de projets ;

- d'un ou plusieurs assistants de conduite.

Elle bénéficie du soutien du secrétariat général (logistique, finances, juridique, ressources humaines et support informatique) et, pour les sessions en région, du support d'une équipe locale mandatée par l'Officier général de zone de défense et de sécurité (OGZDS)

Responsable hiérarchique direct N+1 : responsable opérationnel

Responsable N+2 : cheffe du département DRS

Activités principales :

o Participation à la conception de la session, en lien avec le responsable opérationnel;

o Participation au processus de recrutement des auditeurs: recueil et suivi des candidatures, communication aux candidats ;

o Sous le contrôle du responsable opérationnel et après avis du responsable pédagogique, assure le contrôle de l'intégrité des dossiers de candidature;

o Proposition de thèmes de conférences et d'intervenants conformément au programme ;

o Production et actualisation de bibliographies, rédaction du manuel de l'auditeur... ;

o Production, relecture, mise en page, et diffusion des dossiers de préparation aux destinataires idoines.

Organisation des activités de conduite de la session:

o Réalisation et gestion des documents administratifs nécessaires à la conduite des activités de la session : biodatas, feuilles de présence... ;

o Conception des sujets de travaux de comités, en lien avec le responsable opérationnel et le responsable pédagogique;

o Organisation et conduite des activités de la session (missions, participation aux activités de l'institut...), en s'appuyant sur les services logistiques ;

o Réactualisation des programmes en temps réel en fonction des impondérables en relation avec le responsable opérationnel ;

o Préparation des salles de conférence avec les moyens informatiques adéquats (micro, projection, visioconférence...) ;

o Organisation de l'accueil des auditeurs et, le cas échéant, des autorités en relation avec le cabinet;

o Organisation des transports (avions, trains, bus...) en coordination avec l'équipe de marque de l'officier général de zone de défense et de sécurité ;

o Constitution des dossiers d'accueil et/ou sacoches remis lors de la formation.

Chargé de communication de la session :

o Communication régulière sur les activités de la session, en particulier rédaction des projets de brèves à l'issue de chaque activité de la session, en lien avec le Département des relations institutionnelles et de la communication ;

o Rédaction des lettres de remerciement aux autorités après chaque déplacement à l'extérieur ;

o Participation aux activités de promotion des sessions avec animation de stands lors de salons professionnels;

o En fonction des besoins, le chargé de projets apporte également sa contribution aux activités des autres formations du département.

Participation au processus d'évaluation de la session et des auditeurs:

o Elaboration des questionnaires de satisfaction à transmettre aux auditeurs;

o Suivi des candidats à la certification de compétences ;

o Renseignement du relevé de notes à l'issue de la correction des travaux;

o Transmission des relevés de notes et des parchemins aux auditeurs ayant obtenu la certification France compétences ;

o Préparation des répertoires Qualiopi en vue des audits de surveillance et de renouvellement, en lien avec le référent qualité.

Savoir être

- Prise d'initiative et force de proposition,

- Sens du contact,

- Organisation et méthode,

- Adaptabilité, représentativité

- Intelligence de situation,

- Sens du service public.

Savoir-faire

- Capacité rédactionnelle,

- Maîtrise des outils bureautiques,

- Travail en mode projet (transversalité de l'organisation),

- Conduite en temps réel, parfois en situation d'urgence, d'un groupe de stagiaires et d'autorités (jusqu'à 60 personnes),

- Capacités de conception et de planification.

Connaissances

- Très bonne connaissance de l'appareil de défense et de sécurité nationale, du secteur public et de l'organisation de l'Etat, de l'environnement scientifique et institutionnel lié aux domaines couverts par les formations (universités, centres de recherche, think-tank...

- Maitrise des outils de recherche

- Veille de l'actualité internationale.