Secrétaire-Assistant du Directeur Rice Général Adjoint de l'Ape H/F - Service Public
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Le ou la titulaire du poste assure le secrétariat du Directeur(trice) Général(e) Adjoint(e).
Il(Elle) travaille en binôme, au sein du Secrétariat de la Direction de l'APE, avec le ou la secrétaire-assistant(e) auprès du Commissaire aux participations de l'Etat. Dans ces conditions, chacun(e) des secrétaires-assistant(e)s est amené(e) à exercer réciproquement l'intérim de son binôme lors des périodes d'absence (congés, maladie, ...) dans un objectif de continuité de service auprès de la Direction Générale.
A ce titre, pour la Direction Générale et en coordination avec le binôme, il (elle) est notamment en charge de :
- l'accueil téléphonique ;
- la gestion de l'agenda Outlook et de la messagerie ;
- l'organisation des réunions de travail (réservation des salles, aide à la préparation des dossiers de travail...) ;
- l'accueil des visiteurs ;
- la gestion des déplacements (déplacements fréquents en province et à l'étranger) ;
- la mise en forme et la valorisation des supports écrits ;
- le suivi du courrier à la signature du Commissaire aux participations de l'Etat ;
- l'archivage papier et électronique ;
- la reprographie.
Le profil recherché
Le poste requiert des compétences nécessaires pour la tenue du secrétariat (rigueur dans le suivi des dossiers, fiabilité, sens de la confidentialité, capacité à gérer les priorités, méthode, organisation, classement, forte réactivité, aisance relationnelle,..), ainsi que des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Outlook, World, Excel) nécessaires pour la production et lesuivi des dossiers en propre.
Chaque agent de l'APE doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'exigence, l'intérêt général et le dialogue.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Logiciels bureautiques
- Compétences rédactionnelles
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique