Secrétaire-Assistant du Directeur Rice Général de l'Ape H/F - Service Public

Le(la) titulaire du poste assure le secrétariat du Commissaire aux participations de l'Etat.

Il(Elle) travaille en binôme, au sein du Secrétariat de la Direction de l'APE, avec le ou la secrétaire-assistant(e) auprès du Directeur(trice) Général(e) Adjoint(e). Dans ces conditions, chacun(e) des secrétaires-assistant(e)s est amené(e) à exercer réciproquement l'intérim de son binôme lors des périodes d'absence (congés, maladie, ...) dans un objectif de continuité de service auprès de la Direction Générale.

Par ailleurs, le (la) secrétaire-assistant(e) auprès du Commissaire aux participations de l'Etat est chargé(e) de la coordination du Secrétariat de la Direction de l'APE, et est responsable à ce titre du pilotage du binôme ainsi instauré.

A ce titre, pour la Direction Générale et en coordination avec le binôme, il (elle) est notamment en charge de :

- l'accueil téléphonique ;

- la gestion de l'agenda Outlook et de la messagerie ;

- l'organisation des réunions de travail (réservation des salles, aide à la préparation des dossiers de travail...) ;

- l'accueil des visiteurs ;

- la gestion des déplacements (déplacements fréquents en province et à l'étranger) ;

- la mise en forme et la valorisation des supports écrits ;

- le suivi du courrier à la signature du Commissaire aux participations de l'Etat ;

- l'archivage papier et électronique ;

- la reprographie.

Le poste requiert des compétences nécessaires pour la tenue du secrétariat (rigueur dans le suivi des dossiers, fiabilité, sens de la confidentialité, capacité à gérer les priorités, méthode, organisation, classement, forte réactivité, aisance relationnelle,..), ainsi que des compétences rédactionnelles et la maîtrise des outils bureautiques (Outlook, World, Excel) nécessaires pour la production et lesuivi des dossiers en propre.

Chaque agent de l'APE doit partager les valeurs qui l'animent : l'engagement, l'exigence, l'intérêt général et le dialogue.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• Logiciels bureautiques
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique