Adjoint en Scolarité H/F - Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

L'Ecole de Management de l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est l'un des plus grands départements de France dans le domaine des sciences du management. Au coeur de la capitale, elle bénéficie d'un environnement d'une grande richesse culturelle et intellectuelle, mais également de contacts facilités avec de très nombreuses entreprises françaises et étrangères.

Avec près de 4500 étudiants, 85 enseignants chercheurs dont 16 professeurs d'université et 40 maîtres de conférence, plus de 400 intervenants professionnels et 36 diplômes reconnus par l'Etat en formation initiale et en alternance, l'EMS propose depuis plus de quarante ans une offre de formation de haut niveau, diversifiée, adaptée aux besoins du marché et ne se limitant pas au territoire national.

Au sein du Pôle Relations extérieures de l'EMS et sous la responsabilité du Responsable du Pôle, la gestionnaire de scolarité en charge des stages assurera les missions suivantes:

Gestion administrative des stages

- Suivi des conventions de stage :

Vérification réglementaire et mise en signature des conventions de stage (étudiants, entreprises, établissements).

Archivage et gestion des documents (conventions, attestations, évaluations).

- Validation des offres de stage :

Analyse de la pertinence des offres (durée, rémunération, missions) en collaboration avec les enseignants référents.

Diffusion des offres via les plateformes dédiées

Accompagnement des étudiants

- Information et conseil :

Participation à l'organisation de réunions d'information sur les procédures de stage (obligations légales, droits, recherche de stage).

Accompagnement individualisé pour les étudiants en difficulté (recherche, validation de projet).

- Suivi pédagogique :

Collaboration avec les enseignants tuteurs pour le suivi des étudiants en stage

Gestion des litiges (ruptures de convention, problèmes en entreprise).

Relations avec les entreprises

- Prospection et partenariats :

Développement et maintien d'un réseau d'entreprises partenaires (secteurs public et privé).

Organisation d'événements (forums, job datings) pour faciliter les rencontres étudiants-entreprises.

- Communication :

Rédaction de supports (newsletters, guides) à destination des entreprises et des étudiants.

Représentation de l'EMS lors de salons ou événements externes.
Reporting et amélioration continue

- Statistiques et bilans :

Collecte et analyse des données (taux de placement, satisfaction des étudiants/entreprises).

Rédaction de rapports pour la direction (bilan annuel, préconisations).

- Veille :

Suivi des évolutions législatives (loi sur les stages, rémunération, etc.).

Savoirs

- Expérience

Expérience souhaitée en gestion administrative, idéalement dans l'enseignement supérieur.
Connaissance des procédures universitaires et du monde de l'entreprise.

- Connaissances techniques

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et idéalement du logiciel de gestion des stages PStage.
Notions de droit du travail et de la réglementation des stages en France.

Savoir-faire

- Organisation : Capacité à gérer des dossiers multiples avec rigueur et respect des délais.
- Relationnel : Aisance à l'oral et à l'écrit, sens du dialogue avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, entreprises).
- Autonomie : Prise d'initiative et résolution de problèmes.

Savoir-être

- Pédagogie : Capacité à expliquer des procédures complexes de manière claire.
- Adaptabilité : Réactivité face aux demandes urgentes ou aux changements réglementaires.
- Éthique : Respect de la confidentialité des données (RGPD).