Assistant de Direction - Direction des Affaires Immobilières et Logistiques Dail H/F - Office français de l'immigration et de l'intégration

Des renseignements complémentaires peuvent être obtenus sur : www.ofii.fr

L'assistant(e) de direction de la direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) sera chargé(e) du secrétariatet assurera la liaison avec les autres directionset les partenaires externes de l'Etablissement.
Principales activités :
Secrétariat
Rédiger et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage numérique et papier si besoin
Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint
Assurer l'avancement et le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
Préparer les dossiers pour les réunions
Organisation et gestion
Gérer les appels du directeur , prendre les messages et fournir un premier niveau d'information
Gérer l'agenda du directeur, ses déplacements et l'accueil de ses interlocuteurs
Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l'accueil des visiteurs du service
Organiser les déplacements des personnels du service
Procéder aux bons de commandes demandés
Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock
Relever tous les dysfonctionnements logistiques et alerter la direction des affaires financières

Savoir faire
Respecter les délais et les engagements
Capacités rédactionnelles
Saisir et mettre en forme des documents
Enregistrer et classer des documents
Gérer un agenda
Filtrer les informations
Fournir un accueil de qualité (téléphonique)
Savoir être
Sens de laconfidentialité, discrétion
Disponible
Adaptabilité
Gestion du temps et des priorités
Esprit d'initiative, réactivité
Aisance relationnelle
Méthodique
Rigueur et organistion
Connaissances
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'OFII
Maîtrise des logiciels du Pack office

• Gestion de l'emploi du temps
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier