Assistanat Secrétariat - Secrétariat Service d'Orl H/F - Hôpital Pitié-Salpêtrière

Ø Assurer le secrétariat du service ORL :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des patients
o Prendre les rendez-vous de consultations téléphoniques, RDV physiques, RDV par Mail+++
o Traiter les courriers : CR de consultation, CRH, CRO : frappe, diffusion et archivage
o Répondre, filtrer, orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes
o Renseigner tous les interlocuteurs
o Tenir à jour l'agenda des médecins : consultations publiques et privées, blocs opératoires, cours en université, cours pour les orthophonistes, cours aux externes, participations aux congres...
o Programmer les interventions chirurgicales : consultation d'anesthésie, examens complémentaires...
o Travailler avec différents services, notamment en collaboration avec le service de neurochirurgie, neuroradiologie, centre implantologie ...
o Gérer les dossiers médicaux informatiques et papiers : classer des documents selon la procédure, archiver
o Gérer les demandes de patients ou ayants droits pour accéder au dossier médical selon la réglementation
o Copier, scanner, envoyer les dossiers médicaux demandés par les patients, d'autres hôpitaux, etc ...
o Identification des situations d'Urgence ou de crises

Ø Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : codage, compte-rendu d'hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).

COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS...),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d'orthographe,
o S'exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits ...),
o Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook
QUALITES
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d'écoute et empathie,
o Esprit d'équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d'équipe, faire preuve d'entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d'adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s'auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d'initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion