Assistanat Secrétariat - Secrétariat Service de Chirurgie Maxillo-Faciale H/F - Hôpital Pitié-Salpêtrière

Secteur d'activités :
Prise en charge de patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale (traumatologie, infectieux, orthognatique et cancérologie)
Mission générale :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
Gestion de 9 médecins, de la RCP de Stomatologie et de Chirurgie Maxillo-faciale
Missions permanentes :
o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
o Prise de rendez-vous de consultation et d'anesthésie
o Programmation des interventions des chirurgiens dans Orbis Bloc
o Programmation des patients en chirurgie ambulatoire (UCA)
o Réception et mise en page des courriers dans SIMPLIFY et envoi aux médecins correspondants
o Gestion des mails
o Gestion des emplois du temps des médecins (absence, congrès, organisation de réunions et évènements)
o Gestion des CRO (compte-rendu opératoire) du week-end et lundi
o Archivage
o Gestion de la demande de copie de dossier via la Direction de la Clientèle
o Etablissement de devis pour la chirurgie esthétique et les patients internationaux
o Le mercredi : gérer les modifications du planning opératoire post-staff du jeudi soir : annuler ou reporter intervention, prévenir le patient, effectuer les modifications sur ORBIS, envoyer les convocations si nécessaire.
Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : RCP, codage, compte-rendu d'hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).

COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS...),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d'orthographe,
o S'exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits ...),
o Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES

QUALITE
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d'écoute et empathie,
o Esprit d'équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d'équipe, faire preuve d'entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d'adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s'auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d'initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion