Assistant - Assistante de Direction H/F - Ministere de L'education Nationale

La Direction du numérique pour l'éducation (DNE) accompagne la transformation numérique du système éducatif.
Dans ce cadre, nous recherchons un(e) assistant(e) de direction vacataire chargé(e) d'assurer la gestion de deux secrétariats stratégiques :
- le secrétariat de la sous-direction de la transformation numérique (TN) ;
- le secrétariat de direction auprès du directeur de la DNE et de ses adjoints.

Missions principales :
Organisation et secrétariat
- Gérer les agendas et le suivi des échéances ;
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, logistique, préparation des dossiers) ;
- Assurer le secrétariat de certaines réunions et rédiger les relevés de décisions ou comptes rendus ;
- Préparer et suivre les dossiers soumis à validation ou signature.
Gestion administrative
- Assurer le suivi des courriers et documents administratifs ;
- Gérer la circulation des parapheurs et le suivi via l'application ELISE ;
- Mettre en forme et diffuser des documents ;
- Tenir à jour des tableaux de suivi ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Accueil et coordination
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique ;
- Gérer les messages et orienter les interlocuteurs ;
- Assurer le lien avec les différents secrétariats et services de la direction.
Déplacements et logistique
- Organiser les déplacements des agents via CHORUS DT ;
- Préparer les ordres de mission et états de frais ;
- Participer à l'organisation logistique de réunions ou événements internes ;
- Assurer le suivi des fournitures et besoins matériels courants.
Appui transversal
- Participer au suivi de dossiers administratifs transversaux ;
- Contribuer à la mise à jour de documents et supports internes ;
- Assurer le suivi des vacations liées aux actions à pilotage national (APN).

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique