Secrétaire de Direction Asd H/F - Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères

Description synthétique du poste

Assister la directrice et la directrice adjointe au quotidien. Coordination avec les sous-directions. Trinômat avec le poste de gestionnaire.

Activité principale

- gestion des agendas de la directrice et de la directrice adjointe
- prise de rendez-vous et organisation de réunions/événements
- préparation et suivi des dossiers
- diffusion du courrier
- beaucoup de travail d'anticipation et sérieuse articulation de l'information auprès des quatre-vingt collaborateurs de la direction
- traitement des mails
- gestion des réservations des salles de réunion
- organisation des déplacements de la directrice et de la directrice adjointe
- Montage de programme de visite
- assurer le relais entre les sous-directions
- contribution au suivi budgétaire de la Direction en appui du gestionnaire
- gestion du logiciel Sagha pour toute la direction en appui du gestionnaire

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ; - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts.

Durée d'affectation attendue

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2028, renouvelable.

Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Maîtrise
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Maîtrise

Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Expert
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Maîtrise
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Maîtrise

Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil
- Bureautique - Maîtrise

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier