Assistant Administratif H/F - Fondation Saint Jean de Dieu

La Fondation Saint Jean de Dieu s'engage depuis des décennies à offrir un soutien inestimable aux personnes dans le besoin, en particulier dans les domaines de la santé mentale, des soins aux personnes âgées et des services sociaux.
Riches d'un héritage de plus de 400 ans, nos équipes incarnent chaque jour l'hospitalité selon le style Saint Jean de Dieu. C'est ainsi que nous innovons pour répondre aux enjeux d'aujourd'hui !Le territoire parisien de la Fondation Saint Jean de Dieu est organisé dans une logique de plateformes autour de 2 Centres d'activités : le Centre Lecourbe, qui comprend un IEM (Institut d'Education Motrice), un SESSAD (Service d'Éducation Spéciale et de Soins À Domicile), une MAS (Maison d'Accueil Solidaire), une USEP (Unité Spécialisée pour Enfants Polyhandicapés), et le Centre Sainte Germaine, qui comprend un Foyer de Vie et et Foyer d'Accueil Médicalisé.

ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE
Assurer un accueil téléphonique que ce soit pour les personnes accompagnées, leur famille ou pour les partenaires extérieurs.
SECRETARIAT
Rédaction, saisie et mise en forme de mails, courriers, documents, rapports ou comptes rendus, ...
Commandes épiceries et repas des enfants et professionnels de la MDRE
Actualisation du registre des entrées et sorties
DOSSIERS DES USAGERS
Guichet Unique :
Réception des dossiers de candidatures et échange avec les familles et partenaires pour compléter les dossiers le cas échéant
Enregistrement des dossiers de candidatures dans les différentes bases de données (serveur, NEXT puis NetVie, Via trajectoire)
Travail en lien étroit avec les responsables des structures concernant le traitement et le suivi des dossiers de candidatures
Participation aux commissions d'admission et suivi administratif des dossiers étudiés
Maison Des Répits Enfants (MDRE) :
Suivi administratif, en lien avec les familles, des dossiers des jeunes de la MDRE (papier et informatique) : documents de candidature, documents de rentrée, DIPC, documents obligatoires (notifications MDPH, attestations CPAM...)
Appui à la planification des séjours
AUTRES ACTIVITES :
Suivi des places vacantes dans les dispositifs du Territoire Ile-de-France
Suivi des présences et effectifs MDRE sur CEGI en lien avec les indicateurs d'activité et la facturation
Gestion des affectations sur CEGI pour suivi des parcours
Gestion des demandes d'intervention technique (MAINTI4)

Bac +2 en secrétariat
Maîtrise des logiciels Word, Excel, apprentissage rapide du logiciel interne CEGI (bientôt NetVie), utilisation de l'IA
Bonne maitrise de l'orthographe
Capacité d'adaptation et d'initiative
Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
Capacité à travailler en suivant les procédures
Avoir le sens des priorités
Recueillir et transmettre les informations
Sens de l'organisation et des responsabilités
Rigueur et autonomie
Qualités relationnelles

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique