Assistant du Contrôle Scientifique et Technique à la Crmh H/F - Service Public

L'assistant assiste le conservateur régional et les conservatrices des monuments historiques en charge du contrôle scientifique et technique pour l'organisation quotidienne de leur activité et de celle du service, tant dans les dimensions scientifiques et techniques qu'administratives. Le/la titulaire assure un rôle de coordination et de suivi des dossiers au sein du service, et participe au secrétariat du service.

Environnement professionnel :

Relation hiérarchique :
Le titulaire est placé sous l'autorité hiérarchique directe du conservateur régional des monuments historiques, chef de service.

Relations fonctionnelles
Travail en collaboration avec d'autres agents en charge du secrétariat de la conservation régionale des monuments historiques afin d'assurer la continuité du service. Le titulaire est en contact avec l'ensemble des agents de la CRMH, le secrétariat de direction, les services patrimoniaux de la DRAC.

Missions et activités principales :
- Assurer l'accueil téléphonique, physique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs ;
- Réceptionner, analyser, enregistrer et classer le courrier ; veiller au bon suivi des courriers, notamment des courriers signalés par la direction (circuit des parapheurs, relance des services, etc.) ; Assurer le classement, la mise à jour, l'informatisation et l'archivage des dossiers ;
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ; assurer notamment le suivi des saisines de la Commission nationale du patrimoine et de l'architecture (CNPA) : rassembler les éléments nécessaires auprès du conservateur régional et des conservatrices pour la rédaction et la mise en forme des courriers de saisine et des avis ; assurer le bon suivi de ces saisines et la notification des avis de la CNPA aux personnes concernées ;
- Planifier et assurer l'organisation logistique des réunions liées au contrôle scientifique et technique (CST), à la DRAC, ainsi que les déplacements du conservateur régional et des conservatrices sur le territoire francilien (réservation de salles, invitation des participants, préparation des dossiers et supports de réunion) ; saisie des ordres de mission (OM) et services faits (SF) dans le logiciel Chorus-DT ;
- Organiser et assurer le secrétariat des comités scientifiques pilotés par la CRMH : organiser et participer aux séances de ces comités, assurer la rédaction des comptes-rendus de séance et leur diffusion ;
- Être référent pour la base de données patrimoniale Agrégée ;
- Assurer le suivi administratif des stagiaires (suivi des conventions de stage, suivi des gratifications) et leur accueil au sein du service ;
- Assister le chef de service pour l'établissement du bilan annuel d'activité et prendre part aux actions de communication relatives au service et en particulier au contrôle scientifique et technique ;

Activités complémentaires :
- Pendant les périodes d'absence, assurer temporairement des activités essentielles du secrétariat de la conservation des monuments historiques (gestion du courrier, des agendas et des appels téléphoniques).
- Participer au suivi organisationnel et logistique des dossiers transversaux pilotés par le service.

Compétences principales mises en oeuvre :
- Connaissance souhaitée de l'environnement professionnel administratif et institutionnel (ministère de la Culture, services déconcentrés en région Île-de-France, préfecture de région et préfectures de département) et du domaine des monuments historiques en particulier ;
- Expérience souhaitée sur des fonctions similaires ;
- Maîtrise des techniques de secrétariat, des règles de correspondance et de communication écrite ;
- Maîtrise des outils bureautiques standards : Outlook, tableurs, traitements de texte, diaporamas ;
- Maîtrise du logiciel Chorus-DT ;
- Très bonnes capacités rédactionnelles et orales ;
- Sens de l'organisation ;
- Qualités relationnelles et sens du contact ;
- Grande discrétion ;