Coordinateur Administratif H/F - Musée du Louvre

La direction des ressources humaines recrute un coordinateur administratif (F/H). Sous la responsabilité du chef de service recrutement et mobilité et au sein d'une équipe de sept agents, vous participez à la mise en oeuvre du processus de recrutement des agents de l'établissement ainsi qu'à l'accueil et à la gestion des stagiaires extérieurs.

Sous l'autorité du chef du service recrutement et mobilité (SRM), le coordonnateur administratif (F/H) aura pour missions d'assurer la gestion et le suivi administratif, organisationnel et opérationnel des procédures de recrutement et des stages. Il joue un rôle essentiel de conseil et d'appui auprès du chef de service et des chargées de recrutement et conseil en mobilité.

Suivi des demandes de remplacements

Recueillir et analyser, en lien avec le chef du service, les besoins de remplacement (vacance de poste, absence, renfort ponctuel) exprimés par les services,

Assurer la transmission d'un document de synthèse hebdomadaire à destination du DRH pour arbitrage,

Assurer la coordination avec les services de pilotage administratif des directions pour la mise en oeuvre des arbitrages,

Mettre à jour les outils de suivi relatifs aux demandes de remplacement.

Coordination administrative du service

Assurer la coordination administrative au sein du service, en lien avec les gestionnaires et les chargées de recrutement et conseil en mobilité (suivi des courriers, des publications d'offres d'emplois, des dossiers...)

Contribuer à la fluidification des liens entre les services recruteurs et la DRH,

Participer à l'amélioration des outils et processus RH,

Contribuer à la production des bilans du service;

Piloter l'archivage des dossiers selon les règles en vigueur (RGPD).

Le suivi des missions de service civique au sein de l'établissement

Mettre en ligne les offres de mission sur le site de l'agence du service civique,

Suivre les réceptions des candidatures et les transmettre à la direction concernée,

Participer aux entretiens de sélection des volontaires en lien avec une chargée de recrutement,

Enregistrer les dossiers des candidats sur le site de l'agence du service civique et sur HRaccess,

Assurer le suivi administratif tout au long de la mission (organisation des 3 entretiens DRH durant la mission, inscription des volontaires aux formations obligatoires...),

Rédiger le compte rendu annuel et le transmettre à l'agence du service civique après validation du chef de service,

Etablir le dossier de demande renouvellement d'agrément (tous les 3 ans),

Être le lien entre l'agence du service civique et le musée du Louvre,

Assurer une veille réglementaire continue pour garantir la conformité des missions de service civique au sein du musée du Louvre.

Participation à un ou plusieurs projets transversaux au sein du SRM

Superviser l'organisation du parcours de stage au sein des directions et départements du musée du Louvre pour des stagiaires de 3ème et de seconde,

Participation à l'organisation logistique de la journée d'accueil des nouveaux arrivants,

Mettre à jour la marque employeur sur le site CSP (actualisation des données annuelles enregistrées sur le site),

Participer au suivi des affectations des lauréats de concours en lien avec le Ministère de la Culture.

Assurer une aide auprès des gestionnaires en cas de besoin.

Expérience sur des fonction similaires

Maîtrise indispensable des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams)

Connaissance du statut de la fonction publique et des règles de recrutement,

Connaissance de la réglementation relative aux stages et des règles liées au calcul des gratifications,

Bon esprit d'équipe

Discrétion professionnelle

Maîtrise de la réglementation du dispositif du service civique

Maîtrise des logiciels spécifiques (HRacces, BO)

Maîtrise des techniques rédactionnelles et de l'orthographe

Connaissance des règles de rémunération appliquées dans la fonction publique

Connaissance du statut de la fonction publique (mobilité, reclassement, positions, concours...)

Connaissance de la législation relative au recrutement

Connaissance de la règlementation en matière de conservation des archives publiques