Les missions du poste
Robert Walters est un cabinet de recrutement britannique créé en 1985, présent dans 31 pays à travers le monde et propose des opportunités professionnelles en CDI, CDD et en intérim.
Processus de recrutement
Si votre candidature était retenue, nous vous proposerons un accompagnement/coaching à chaque étape du processus suivant :
* Premier échange téléphonique de préqualification avec un(e) de nos consultant(e)s
* Entretien exploratoire (présentiel ou visio) pour faire le point sur votre recherche, avec nos recommandations.
* Rencontre(s) avec le Client dans leurs locaux.
* Retours rapides dès réception d'une réponse et débriefing.Nous recherchons, pour notre client du secteur de la presse, un.e Office Manager H/F en CDI basé(e) à Paris.
Le poste est à pourvoir dès que possible pour une rémunération comprise entre 35 000€ et 40 000€.
Ce que vous ferez:
En tant qu'Office Manager H/F, vous serez le pivot central du bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'agence. Votre quotidien sera rythmé par une multitude d'activités variées :
* Assurer un reporting régulier auprès de la direction sur l'ensemble des activités administratives et opérationnelles afin de garantir une transparence totale.
* Gérer la gouvernance administrative en préparant les Conseils d'administration et Assemblées générales, incluant la rédaction des procès-verbaux pour une entité spécifique.
* Organiser l'accueil physique et téléphonique des administrateurs, clients et fournisseurs
* Prendre en charge la gestion des services généraux (courrier, commandes de matériel, fournitures et consommables) ainsi que la coordination avec les prestataires externes.
* Planifier et organiser divers évènements sur Paris ou en régions pour renforcer le lien entre les équipes et partenaires.
* Collaborer transversalement avec tous les services internes afin d'assurer une fluidité dans les échanges et optimiser le fonctionnement global de l'agence.
* Suivre certains dossiers commerciaux depuis la prise de commande jusqu'à la coordination avec les équipes rédactionnelles ou studio de création, en passant par le suivi de fabrication auprès des fournisseurs.
* Gérer directement la clientèle en saisissant les devis, préparant la facturation et assurant un suivi rigoureux des abonnements presse via un logiciel dédié.
* Préparer chaque fin de mois les éléments comptables nécessaires pour garantir une gestion financière précise et fiable.
* Participer activement à la gestion des réseaux sociaux de l'agence en collaboration avec la rédaction en chef pour préparer tous les posts à publier.
Poste exigeant un haut niveau de confidentialité.
Le profil recherché
Ce que vous apportez:
Pour exceller dans ce rôle d'Office Manager H/F, une expérience similaire d'au moins 5 ans serait fortement appréciée.
Il est essentiel que vous soyez capable d'allier rigueur organisationnelle à une grande capacité relationnelle.
* Votre polyvalence vous permet de gérer simultanément plusieurs missions variées.
* Vous êtes organisé(e) et fiable ; vous savez prioriser vos tâches même dans les situations complexes ou urgentes.
* Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques, notamment Powerpoint.
* Vous possédez d'excellentes aptitudes rédactionnelles et une orthographe irréprochable
Si vous vous reconnaissez dans cette offre, n'hésitez plus et postulez dès maintenant !
Compétences requises
- Reporting
- Facturation
- Traitement du courrier