Les missions du poste
Robert Walters est un cabinet de recrutement britannique créé en 1985, présent dans 31 pays à travers le monde et propose des opportunités professionnelles en CDI, CDD et en intérim.
Processus de recrutement
Si votre candidature était retenue, nous vous proposerons un accompagnement/coaching à chaque étape du processus suivant :
* Premier échange téléphonique de préqualification avec un(e) de nos consultant(e)s
* Entretien exploratoire (présentiel ou visio) pour faire le point sur votre recherche, avec nos recommandations.
* Rencontre(s) avec le Client dans leurs locaux.
* Retours rapides dès réception d'une réponse et débriefing.Nous recherchons, pour notre client du secteur de la presse, un.e Office Manager H/F en CDI basé(e) à Paris 15ème.
Le poste est à pourvoir dès que possible pour une rémunération comprise entre 38 000€ et 43 000€.
Ce que vous ferez:
En tant qu'Office Manager H/F, vous serez le pivot central du bon fonctionnement administratif et opérationnel de l'agence. Votre quotidien sera rythmé par une multitude d'activités variées :
* Assurer un reporting régulier auprès de la direction sur l'ensemble des activités administratives et opérationnelles afin de garantir une transparence totale.
* Gérer la gouvernance administrative en préparant les Conseils d'administration et Assemblées générales, incluant la rédaction des procès-verbaux pour une entité spécifique.
* Organiser l'accueil physique et téléphonique des administrateurs, clients et fournisseurs
* Prendre en charge la gestion des services généraux (courrier, commandes de matériel, fournitures et consommables) ainsi que la coordination avec les prestataires externes.
* Planifier et organiser divers évènements sur Paris ou en régions pour renforcer le lien entre les équipes et partenaires.
* Collaborer transversalement avec tous les services internes afin d'assurer une fluidité dans les échanges et optimiser le fonctionnement global de l'agence.
* Suivre certains dossiers commerciaux depuis la prise de commande jusqu'à la coordination avec les équipes rédactionnelles ou studio de création, en passant par le suivi de fabrication auprès des fournisseurs.
* Gérer directement la clientèle en saisissant les devis, préparant la facturation et assurant un suivi rigoureux des abonnements presse via un logiciel dédié.
* Préparer chaque fin de mois les éléments comptables nécessaires pour garantir une gestion financière précise et fiable.
* Participer activement à la gestion des réseaux sociaux de l'agence en collaboration avec la rédaction en chef pour préparer tous les posts à publier.
Poste exigeant un haut niveau de confidentialité.
Le profil recherché
Ce que vous apportez:
Pour exceller dans ce rôle d'Office Manager H/F, une expérience similaire d'au moins 5 ans serait fortement appréciée.
Il est essentiel que vous soyez capable d'allier rigueur organisationnelle à une grande capacité relationnelle.
* Votre polyvalence vous permet de gérer simultanément plusieurs missions variées sans jamais perdre le fil ni négliger aucun détail important.
* Vous êtes organisé(e) et fiable ; vous savez prioriser vos tâches même dans les situations complexes ou urgentes.
* Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques tels que Pack Office, Publipostage, PowerPoint
* Vous possédez d'excellentes aptitudes rédactionnelles accompagnées d'une orthographe irréprochable pour rédiger procès-verbaux ou communications officielles.
* Vous avez déjà travaillé dans un environnement où la diversité des missions était stimulante et où votre contribution était valorisée.
Vous êtes une personne organisée et fiable, avec un sens du service est reconnu ; vous aimez autant jouer avec les chiffres que créer du lien humain autour de vous ?
Alors n'hésitez plus et postulez dès maintenant !
Compétences requises
- Reporting
- Publipostage
- Facturation
- Traitement du courrier