Les missions du poste
Numéro 1 mondial de l'immobilier d'entreprise, CBRE propose ses services aux utilisateurs, propriétaires, investisseurs du monde entier. Qu'il s'agisse de conseil, de commercialisation, d'aménagement d'espace, d'investissement, de gestion immobilière, ou encore d'expertise, nous avons la capacité de mobiliser l'ensemble de notre réseau, à Paris, en région et partout dans le monde pour couvrir l'ensemble des besoins immobiliers d'une entreprise.
En France, 1 500 collaborateurs, passionnés par l'immobilier, construisent pour nos clients des réponses personnalisées, qu'il s'agisse de renforcer leur attractivité pour leurs salariés, d'améliorer les performances opérationnelles, ou de conquérir de nouveaux marchés. Nous aidons les entreprises à concevoir l'immobilier comme une opportunité de création de valeur.Rattaché(e) à l'équipe de gestion technique, vous assurez un rôle clé de soutien Back Office, garantissant la fiabilité administrative, contractuelle et financière des activités.
Vos principales missions :
* Gérer une partie de la comptabilité du site (établissement des bons de commandes, enregistrement des factures, référencer les nouveaux fournisseurs et suivi du budget).
* Participer à la reddition des charges (en lien avec la Gestion Locative et le General Manager)
* Rédaction des Demandes Avant Travaux, gestion du suivi travaux et aide à la gestion des reportings client
* Mettre à jour divers tableaux et reportings et de participer à l'établissement des budgets et forecasts
* Intégrer les nouveaux contrats des prestataires selon les cahiers des charges du groupe
* De réaliser les tâches courantes administratives liées à la gestion des immeubles (accueil téléphonique, gestion du courrier, et de contacts propriétaires et locataires, organisation des réunions, rédaction de compte-rendu de réunions...)
* Assurer un suivi du délai de réponse apporté à nos clients
* Suivre le déploiement des plans de prévention en lien avec le gestionnaire technique
* Suivre et relancer le cas échéant les locataires pour la transmission de leurs contrôles règlementaires
* Etre le soutien du Gestionnaire Technique/Building Manager dans le suivi des contrôle règlementaire, interventions sur site
* Travailler en équipe avec les autres membres de l'équipe et les prestataires sur site,
* Accompagnement du propriétaire sur la commercialisation des parties vacantes
* Gestion des accès aux immeubles (badges, clé, ...)
* Accompagnement des nouveaux locataires lors de leur arrivée en collaboration le Gestionnaire Technique/Building Manager afin de présenter l'immeuble et ses services et mettre en place les diverses procèdures.
* Pilotage de la prestation accueil en collaboration avec le Gestionnaire Technique/Building Manager
Le profil recherché
De formation administrative, gestion ou immobilier, vous disposez d'une première expérience en Back Office, gestion administrative, facturation ou gestion fournisseurs, idéalement dans l'immobilier ou la maintenance.
Vous êtes reconnu(e) pour :
votre rigueur,
* votre organisation,
* votre maîtrise des outils bureautiques (Excel, reporting),
* votre sens du service et votre capacité à travailler en équipe.
Une connaissance de Yardi (Logiciel de Gestion) est un plus.
Compétences requises
- Traitement du courrier
- Permanence téléphonique